LỢI ÍCH CỦA SP365 KHI KẾT NỐI VỚI CÁC ỨNG DỤNG MICROSOFT

Lợi ích của SP365 khi kết nối với các ứng dụng Microsoft là một chủ đề mà chúng tôi tin rằng bất kỳ doanh nghiệp nào đang tìm kiếm giải pháp chuyển đổi số đều nên tìm hiểu. Nếu bạn đã quen thuộc với những công cụ văn phòng quen thuộc như Teams, Outlook, và SharePoint, bạn sẽ nhận ra rằng chúng mạnh mẽ nhưng đôi khi còn hoạt động rời rạc. SP365 được sinh ra để khắc phục điều đó. Chúng tôi không phải là một giải pháp độc lập, mà là một nền tảng được xây dựng trực tiếp trên hệ sinh thái Microsoft 365, biến các công cụ quen thuộc này thành một không gian làm việc số thống nhất và thông minh hơn. Bằng cách tận dụng hạ tầng sẵn có, SP365 giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề cốt lõi như quản lý tài liệu phân tán, các quy trình thủ công phức tạp và sự thiếu đồng bộ trong công việc. Bài viết này SPS Việt Nam sẽ phân tích chi tiết những giá trị vượt trội mà SP365 mang lại, giúp doanh nghiệp bạn tối ưu hóa chi phí, nâng cao hiệu suất và vững bước trên con đường chuyển đổi số.

SP365 – GIẢI PHÁP ĐỘT PHÁ CHO MỘT VĂN PHÒNG KHÔNG HỖN LOẠN

Chúng tôi hiểu rằng, trên hành trình phát triển, các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) thường phải đối mặt với những thách thức tưởng chừng đơn giản nhưng lại gây ảnh hưởng lớn đến hiệu suất. Đó là khi dữ liệu kinh doanh quan trọng nằm phân tán trên nhiều nền tảng, từ các tệp Excel trên máy tính cá nhân, tài liệu trong Google Drive cho đến các luồng email không có hệ thống. Điều này không chỉ gây khó khăn cho việc tìm kiếm thông tin mà còn tiềm ẩn nguy cơ bảo mật, thất thoát dữ liệu. Thêm vào đó, những quy trình vận hành thủ công như phê duyệt giấy tờ, trình ký văn bản hay quản lý công việc qua email không chỉ tốn thời gian mà còn dễ dẫn đến sai sót và chậm trễ.

Với vai trò là một Không gian làm việc số (Digital Workplace) toàn diện, SP365 ra đời để chấm dứt tình trạng hỗn loạn đó. Chúng tôi không yêu cầu bạn phải thay đổi hoàn toàn thói quen hay hệ thống đã có. Thay vào đó, chúng tôi tận dụng chính sức mạnh có sẵn của hệ sinh thái Microsoft 365 mà bạn đã tin dùng. SP365 hoạt động như một lớp nền tảng thông minh, liên kết chặt chẽ mọi ứng dụng rời rạc lại với nhau, tạo thành một hệ thống quản lý tập trung và đồng bộ.

Thay vì phải đầu tư vào hàng loạt phần mềm riêng lẻ cho quản lý tài liệu, quản lý công việc và tự động hóa quy trình, bạn chỉ cần một giải pháp duy nhất là SP365. Chúng tôi cung cấp các công cụ cần thiết để số hóa mọi quy trình, quản lý toàn bộ tài liệu và nâng cao sự phối hợp giữa các phòng ban. Nhờ đó, doanh nghiệp bạn sẽ có một nền tảng “tất cả trong một”, vừa tiết kiệm chi phí đầu tư, vừa đơn giản hóa việc quản lý và vận hành.

Tham khảo: Microsoft 365 là gì? TẤT TẦN TẬT về hệ sinh thái không thể thiếu của mọi doanh nghiệp

5 LỢI ÍCH VƯỢT TRỘI KHI SP365 KẾT NỐI VỚI HỆ SINH THÁI MICROSOFT

1. TỰ ĐỘNG HÓA QUY TRÌNH KINH DOANH LIỀN MẠCH

Các quy trình thủ công như duyệt đề xuất, xin nghỉ phép, hay ký hợp đồng giờ đây sẽ được tự động hóa hoàn toàn. Với SP365, chúng tôi cho phép bạn tạo ra các luồng công việc tự động trên nền tảng Microsoft SharePoint Online và Power Automate. Điều này có nghĩa là, một khi yêu cầu được khởi tạo, nó sẽ tự động được gửi đến đúng người, đúng thời điểm để phê duyệt.

• Tích hợp với Microsoft Teams: Bạn có thể khởi tạo và theo dõi các quy trình phê duyệt ngay trong Microsoft Teams. Ví dụ, một yêu cầu đề xuất mua hàng được gửi đi, thông báo sẽ ngay lập tức hiển thị trên Teams của người quản lý, giúp họ phê duyệt nhanh chóng mà không cần phải chuyển sang một ứng dụng khác.
• Kết nối với SharePoint Online: Toàn bộ dữ liệu của các quy trình này sẽ được lưu trữ một cách có hệ thống trên SharePoint Online, giúp bạn dễ dàng truy cập và tra cứu lại khi cần. Không còn tình trạng thất lạc thông tin hay mất file nữa.

Bạn sẽ thấy, việc tự động hóa này giúp đội ngũ của bạn giảm gánh nặng công việc hành chính và tập trung vào những nhiệm vụ mang lại giá trị cao hơn. Từ đó, năng suất làm việc của toàn bộ doanh nghiệp sẽ được cải thiện đáng kể.

2. QUẢN LÝ TÀI LIỆU TẬP TRUNG VÀ BẢO MẬT TUYỆT ĐỐI

Một trong những vấn đề lớn nhất của SMEs là dữ liệu rải rác. Các tệp tin quan trọng có thể nằm ở bất kỳ đâu, trên máy tính cá nhân, email, hay các ổ đĩa đám mây thiếu tổ chức.

SP365, với vai trò là một Hệ thống Quản lý Tài liệu Tập trung (DMS), sẽ thay đổi điều đó. Chúng tôi tận dụng nền tảng lưu trữ mạnh mẽ của SharePoint Online để số hóa và tập trung hóa toàn bộ tài liệu của doanh nghiệp bạn. Mỗi tệp tin đều được lưu trữ theo một cấu trúc khoa học, dễ dàng tìm kiếm và kiểm soát.

Lợi ích vượt trội về bảo mật:

• Bảo mật thừa hưởng từ Microsoft: Dữ liệu của bạn được lưu trữ trên hạ tầng đám mây của Microsoft, hưởng lợi từ các tiêu chuẩn bảo mật doanh nghiệp nghiêm ngặt nhất thế giới.
• Phân quyền truy cập chi tiết: Bạn có thể dễ dàng thiết lập quyền truy cập cho từng tài liệu, từng thư mục. Chỉ những người được cấp quyền mới có thể xem, chỉnh sửa hoặc tải xuống tệp tin. Điều này giúp ngăn chặn nguy cơ rò rỉ thông tin từ nội bộ.
• Tích hợp với OneDrive: Nhân viên của bạn có thể đồng bộ hóa các tệp tin từ SharePoint về máy tính cá nhân thông qua OneDrive, giúp làm việc offline tiện lợi mà vẫn đảm bảo tính đồng nhất của dữ liệu.

Khi dữ liệu được quản lý tập trung và bảo mật, bạn sẽ an tâm hơn rất nhiều và giảm thiểu rủi ro kinh doanh không đáng có.

3. TĂNG HIỆU SUẤT VÀ TÍNH ĐỒNG BỘ TRONG CÔNG VIỆC NHÓM

Sự thiếu đồng bộ trong công việc nhóm là nguyên nhân chính dẫn đến sự chậm trễ và sai sót. Các Trưởng phòng ban thường phải mất nhiều thời gian để tổng hợp báo cáo từ các thành viên, hoặc phải chuyển qua lại giữa các ứng dụng để theo dõi công việc.

SP365 giải quyết bài toán này bằng cách biến Microsoft Teams trở thành trung tâm làm việc của bạn.

• Quản lý công việc và dự án trực quan: Chúng tôi cung cấp các công cụ giúp bạn tạo, phân công, theo dõi tiến độ công việc và dự án ngay trong Teams. Bạn sẽ có một cái nhìn tổng quan về công việc của từng cá nhân và toàn bộ đội nhóm.
• Làm việc trên cùng một nền tảng: Bạn có thể chia sẻ tài liệu, thảo luận về công việc, và thậm chí là phê duyệt ngay trên kênh Teams của bộ phận. Mọi thông tin đều được cập nhật theo thời gian thực, giúp cả đội ngũ làm việc ăn ý và hiệu quả hơn.
• Tiết kiệm thời gian và công sức: Các báo cáo về hiệu suất công việc sẽ được tự động tạo ra, giúp các cấp quản lý nắm bắt tình hình nhanh chóng mà không cần phải tổng hợp thủ công.

4. TỐI ƯU HÓA CHI PHÍ VỚI NỀN TẢNG CÓ SẴN

Một trong những rào cản lớn nhất của các SMEs khi chuyển đổi số là chi phí đầu tư. Các hệ thống ERP phức tạp thường yêu cầu chi phí ban đầu rất lớn, vượt quá khả năng tài chính của nhiều doanh nghiệp.

SP365 mang đến một giải pháp hiệu quả về chi phí. Thay vì phải xây dựng một hệ thống hoàn toàn mới từ đầu, chúng tôi tận dụng chính những gói Microsoft 365 mà doanh nghiệp bạn đã và đang sử dụng. Điều này giúp bạn tiết kiệm đáng kể chi phí ban đầu, đồng thời tận dụng tối đa giá trị của những công cụ đã có.

• Mô hình chi phí linh hoạt: SP365 cung cấp các gói đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm, phù hợp với dòng tiền và ngân sách của các SMEs.
• Không cần đầu tư hạ tầng: Vì được xây dựng trên nền tảng đám mây của Microsoft, bạn không cần phải đầu tư vào máy chủ, hệ thống phần cứng hay đội ngũ IT chuyên trách.

5. ĐƯỢC CHỨNG NHẬN BỞI MICROSOFT, UY TÍN VÀ TIN CẬY

SP365 không chỉ đơn thuần là một giải pháp tích hợp. Chúng tôi đã được Microsoft công nhận là Đối tác Phát triển Phần mềm Độc lập (ISV). Đây là một chứng nhận quan trọng, khẳng định rằng sản phẩm của chúng tôi đã đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe về chất lượng, bảo mật và khả năng tương thích của Microsoft.

Đối với bạn, một đối tác ISV của Microsoft mang lại những lợi ích:

• Niềm tin và sự an tâm: Bạn có thể tin tưởng vào chất lượng và sự ổn định của giải pháp. Chúng tôi được Microsoft hỗ trợ liên tục, đảm bảo sản phẩm luôn được cập nhật và tuân thủ các tiêu chuẩn mới nhất.
• Hỗ trợ kỹ thuật chuyên sâu: Đội ngũ của chúng tôi có chuyên môn sâu về hệ sinh thái Microsoft, sẵn sàng hỗ trợ bạn trong quá trình triển khai và vận hành.
• Giảm thiểu rủi ro: Bạn không phải lo lắng về việc giải pháp có tương thích với hệ thống của mình hay không, vì nó đã được Microsoft xác nhận.

SP365 & MICROSOFT 365: GIẢI PHÁP CHUYỂN ĐỔI SỐ TOÀN DIỆN CHO TỪNG VỊ TRÍ TRONG DOANH NGHIỆP

Mỗi vị trí trong doanh nghiệp đều có những mối bận tâm riêng, và một giải pháp công nghệ chỉ thực sự hiệu quả khi nó chạm đúng vào những vấn đề đó. SP365 không chỉ là một công cụ, mà là một giải pháp được thiết kế để trực tiếp giải quyết những thách thức hàng ngày của bạn.

1. Dành cho các Trưởng phòng IT: An toàn và Kiểm soát là trên hết

Là một Trưởng phòng IT, trách nhiệm của bạn không chỉ là duy trì hệ thống mà còn là đảm bảo sự an toàn và bảo mật cho toàn bộ dữ liệu. Bạn có thể thường xuyên đau đầu với tình trạng dữ liệu nằm rải rác trên nhiều nền tảng, thiếu sự kiểm soát, và tiềm ẩn nguy cơ rò rỉ thông tin. SP365 thấu hiểu điều đó.

Với việc tích hợp sâu vào nền tảng SharePoint Online, SP365 mang đến một hệ thống Quản lý Tài liệu Tập trung (DMS) vượt trội. Chúng tôi giúp bạn gom tất cả dữ liệu về một nơi duy nhất, dễ dàng thiết lập quyền truy cập chi tiết cho từng tài liệu và người dùng. Điều này không chỉ giúp bạn kiểm soát hoàn toàn thông tin mà còn giảm thiểu rủi ro bảo mật. Từ đó, gánh nặng quản lý IT sẽ được giảm đi đáng kể, giúp bạn tập trung hơn vào các dự án chiến lược.

2. Dành cho các Trưởng phòng ban: Năng suất và Hiệu quả là ưu tiên hàng đầu

Với tư cách là một Trưởng phòng ban, bạn luôn nỗ lực để tối ưu hóa hiệu suất của đội nhóm. Tuy nhiên, bạn lại phải đối mặt với những thách thức như: khó theo dõi tiến độ công việc, thông tin thiếu đồng bộ, và các quy trình phê duyệt thủ công gây lãng phí thời gian.

SP365 là trợ thủ đắc lực giúp bạn giải quyết những vấn đề này. Các tính năng Tự động hóa Quy trình và Quản lý Công việc & Dự án được thiết kế để giúp bạn phân công, theo dõi và đánh giá công việc của từng thành viên một cách trực quan, minh bạch. Mọi quy trình phê duyệt đều được số hóa, giúp rút ngắn thời gian xử lý và đảm bảo mọi người đều nắm bắt thông tin theo thời gian thực. Nhờ đó, đội nhóm của bạn sẽ làm việc ăn ý và hiệu quả hơn, đạt được mục tiêu đề ra một cách nhanh chóng.

3. Dành cho Giám đốc điều hành (CEO): Tối ưu chi phí và Tầm nhìn chiến lược

Là một CEO, bạn quan tâm đến bức tranh tổng thể: lợi nhuận, chi phí và khả năng cạnh tranh. Bạn cần một giải pháp giúp tối ưu hóa nguồn lực và cung cấp dữ liệu chính xác để đưa ra những quyết định đúng đắn.

SP365 chính là nền tảng quản trị mà bạn cần. Bằng cách tự động hóa và số hóa các quy trình, chúng tôi giúp doanh nghiệp bạn giảm đáng kể chi phí vận hành và tăng hiệu suất làm việc của toàn bộ nhân viên. SP365 cũng cung cấp các báo cáo tổng hợp và trực quan, giúp bạn có cái nhìn toàn diện về hoạt động của doanh nghiệp, từ đó đưa ra những chiến lược kịp thời và chính xác. Đây không chỉ là một khoản đầu tư công nghệ, mà là một bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp bạn vững vàng và vươn xa trên thị trường.

KẾT LUẬN

Lợi ích của SP365 khi kết nối với các ứng dụng Microsoft không chỉ dừng lại ở việc tối ưu hóa quy trình hay quản lý tài liệu. Chúng tôi mang đến một giải pháp toàn diện, biến hệ sinh thái Microsoft 365 quen thuộc trở thành một “không gian làm việc số” mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp bạn giải quyết các vấn đề cốt lõi, từ đó nâng cao hiệu suất, tối ưu chi phí và vững bước trên hành trình chuyển đổi số.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp để nâng cấp hiệu quả làm việc, hãy bắt đầu ngay với SP365. Chúng tôi tin rằng, với những lợi ích vượt trội này, bạn sẽ thấy được sự thay đổi rõ rệt trong cách doanh nghiệp của mình vận hành.