Khi làm việc với thư viện tài liệu trên SharePoint, bạn có thể truy cập chúng qua File Explorer thông qua hai cách:
- Sync: Đồng bộ toàn bộ thư viện về máy tính thông qua ứng dụng OneDrive Sync Client.
- Add shortcut to OneDrive: Tạo lối tắt đến thư mục SharePoint trong OneDrive cá nhân của người dùng.
Cả hai đều hiển thị thư mục SharePoint trong File Explorer, nhưng cơ chế hoạt động, hiệu suất và rủi ro lại khác nhau rõ rệt.
⚙️ Phân tích cơ chế hoạt động
🔄 OneDrive Sync
- Nguyên lý hoạt động: Tải toàn bộ nội dung của thư viện SharePoint về máy người dùng, bao gồm cả metadata, history, permissions.
- Lưu trữ cục bộ: Tất cả dữ liệu được lưu trực tiếp trên ổ cứng.
- Đồng bộ hai chiều: Thay đổi trên máy sẽ được cập nhật lại lên SharePoint và ngược lại.
💡 Giới hạn kỹ thuật:
- Giới hạn 300.000 item cho toàn bộ các thư viện được sync qua OneDrive Sync Client.
- Nếu vượt ngưỡng này, người dùng có thể gặp lỗi “List View Threshold” hoặc không thể xóa thư viện.
- Mỗi thiết bị cần cấu hình lại nếu người dùng chuyển máy.
🔗 Add Shortcut to OneDrive
- Nguyên lý hoạt động: Tạo một “điểm tham chiếu” đến thư mục SharePoint trong OneDrive cá nhân, không tải toàn bộ thư viện về máy.
- Hiển thị trong File Explorer: Thư mục xuất hiện dưới dạng lối tắt (shortcut) nằm trong thư mục OneDrive của người dùng.
- Đồng bộ thông minh: Chỉ tải dữ liệu khi người dùng truy cập hoặc chỉnh sửa.
💡 Giới hạn kỹ thuật:
- Chỉ hoạt động với thư mục trong SharePoint, không hỗ trợ toàn bộ thư viện hoặc file riêng lẻ.
- Offline: khả dụng nếu OneDrive Sync Client đang chạy và thư mục đã được tải một lần.
- Shortcut được duy trì trên nhiều thiết bị mà không cần cấu hình lại.
🛡️ Rủi ro & hiệu suất
| Tiêu chí | Sync 📥 | Add Shortcut 🔗 |
|---|---|---|
| Truy cập toàn bộ thư viện | Có | Không (chỉ thư mục được tạo shortcut) |
| Lưu trữ cục bộ | Toàn bộ thư viện | Chỉ dữ liệu được truy cập |
| Quản lý đa thiết bị | Phải cấu hình từng thiết bị | Tự động đồng bộ qua OneDrive cá nhân |
| Khả năng offline | Có | Có (với điều kiện đã tải trước) |
| Hiệu suất | Dễ lỗi với thư viện lớn, metadata phức tạp | Nhẹ, ít lỗi hơn |
| Rủi ro mất dữ liệu | Cao nếu người dùng xóa nhầm hoặc sync sai | Thấp hơn, dễ kiểm soát hơn |
| Giới hạn kỹ thuật | 300.000 mục và List View Threshold | Không bị ảnh hưởng nhiều |
✅ Khuyến nghị sử dụng
| Tình huống | Giải pháp đề xuất |
|---|---|
| Cần truy cập vài thư mục nhỏ | Add Shortcut to OneDrive |
| Làm việc trên nhiều thiết bị | Add Shortcut to OneDrive |
| Thư viện phức tạp hoặc lớn | Add Shortcut để tránh lỗi |
| Cần truy cập offline toàn bộ dữ liệu | Sync (với cấu hình cẩn trọng) |
📚 Hướng dẫn tạo shortcut
- Truy cập thư viện SharePoint.
- Chọn thư mục cần truy cập.
- Nhấn “Add shortcut to OneDrive” trên thanh công cụ.
- Mở File Explorer → truy cập mục OneDrive → thư mục shortcut sẽ xuất hiện.
🧠 Lời kết
Dù cả Sync và Shortcut đều có giá trị riêng, việc sử dụng Add shortcut to OneDrive giúp giảm thiểu lỗi, bảo vệ dữ liệu và tăng tính linh hoạt trong đa số các tình huống. Nắm rõ giới hạn kỹ thuật và hiểu đúng cơ chế giúp bạn tránh được những rủi ro không đáng có — đặc biệt là các lỗi liên quan đến ngưỡng dữ liệu và đồng bộ sai.
Chia sẻ bài viết trên:
