Việc tìm hiểu về tính năng cốt lõi của SP365 là bước đi đầu tiên và quan trọng nhất khi bạn quyết định chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME). Trong bối cảnh công nghệ phát triển nhanh chóng, một nền tảng quản trị tốt phải làm được nhiều hơn là chỉ số hóa giấy tờ; nó phải giải quyết được những “nỗi đau” về dữ liệu phân tán, quy trình chậm chạp, và chi phí vận hành cao.
SP365 được định vị là “Nền tảng quản trị doanh nghiệp” và “Không gian làm việc số” (Digital Workplace) hoàn chỉnh, được xây dựng trên nền tảng Microsoft 365 an toàn và quen thuộc. Chúng tôi sẽ phân tích chi tiết bốn trụ cột tính năng cốt lõi của SP365, giúp bạn thấy rõ cách mỗi tính năng giải quyết vấn đề của từng vị trí trong doanh nghiệp bạn.
I.Tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA)
Một trong những tính năng cốt lõi của SP365 là Tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA). Đây chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp bạn thoát khỏi sự trì trệ của các tác vụ hành chính thủ công, đồng thời nâng cao hiệu suất làm việc của Trưởng bộ phận.
Bạn có mệt mỏi với quy trình phê duyệt thủ công kéo dài hàng giờ, thậm chí hàng ngày, gây lãng phí thời gian và ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh không? SP365 giải quyết triệt để vấn đề này.
Đầu tiên, bạn có thể dễ dàng tự thiết kế luồng phê duyệt (như đề xuất mua hàng hay duyệt hợp đồng) thông qua công cụ Low-Code/No-Code trực quan, không cần kiến thức lập trình phức tạp.
Tiếp theo, hệ thống sẽ tự động chuyển tiếp yêu cầu đến đúng người duyệt, gửi thông báo ngay lập tức qua Microsoft Teams hoặc ứng dụng di động. Điều này cho phép người quản lý phê duyệt mọi lúc, mọi nơi.
Hơn thế nữa, mọi bước trong quy trình đều được ghi nhận lịch sử chi tiết, đảm bảo tính minh bạch tiến độ tuyệt đối. Trưởng bộ phận biết chính xác công việc đang nằm ở đâu để xử lý tắc nghẽn kịp thời.
Nhờ vậy, SP365 đảm bảo mức độ tự động hóa cao, giảm thiểu sai sót và đẩy nhanh tốc độ xử lý công việc lên gấp nhiều lần. Đây chính là giá trị cốt lõi giúp CEO tối ưu hóa chi phí vận hành một cách hiệu quả.
Tham khảo: SP365 hoạt động như thế nào: Cơ chế biến doanh nghiệp bạn thành “doanh nghiệp số” chỉ trong 3 bước
II. Quản lý tài liệu tập trung (DMS)
Tiếp theo trong danh sách tính năng cốt lõi của SP365 là Quản lý tài liệu tập trung (DMS). Tính năng này trực tiếp giải quyết nỗi lo lớn nhất của Trưởng phòng IT về rủi ro bảo mật và sự hỗn loạn của dữ liệu.
Dữ liệu rải rác trên nhiều nơi (máy tính cá nhân, email, ổ đĩa) không chỉ gây khó tìm kiếm mà còn tiềm ẩn nguy cơ rò rỉ thông tin. SP365 giải quyết triệt để vấn đề này.
Tất cả tài liệu, văn bản, hợp đồng được số hóa và lưu trữ có hệ thống trên một kho dữ liệu duy nhất – SharePoint Online. Đây là nền tảng được Microsoft bảo chứng về bảo mật.
SP365 tăng cường khả năng tìm kiếm bằng cách gắn siêu dữ liệu (metadata) vào tài liệu. Bạn có thể tìm kiếm theo ngữ cảnh như Loại hợp đồng, Tên dự án, thay vì chỉ dựa vào tên file. Kết quả tìm kiếm sẽ chính xác và nhanh chóng hơn nhiều lần.
Đồng thời, hệ thống tích hợp với tài khoản Microsoft 365 để thiết lập kiểm soát quyền truy cập chặt chẽ (xem, sửa, tải về) cho từng tệp tin.
III. Quản lý công việc và dự án
Trong số các tính năng cốt lõi của SP365, khả năng Quản lý công việc và dự án giúp các Trưởng bộ phận có thể giao việc, theo dõi tiến độ và đánh giá năng lực của nhân viên một cách khách quan.
Thiếu một công cụ chung để giao việc và theo dõi khiến Trưởng bộ phận khó kiểm soát tiến độ, đặc biệt khi làm việc từ xa hoặc với nhiều dự án cùng lúc. SP365 cung cấp giải pháp.
Hệ thống cung cấp các công cụ chi tiết để phân công nhiệm vụ rõ ràng, đặt thời hạn và theo dõi trạng thái công việc (đang làm, chờ duyệt, hoàn thành) một cách trực quan.
SP365 giúp quản trị dự án khoa học, cung cấp cái nhìn tổng quan để đội nhóm phối hợp nhịp nhàng, đảm bảo tài nguyên và thời gian được sử dụng hiệu quả.
Mọi thông tin về tiến độ và kết quả công việc được hệ thống ghi nhận tự động, làm cơ sở vững chắc cho việc đánh giá hiệu suất khách quan.
IV. Báo cáo đa dạng và linh hoạt
Cuối cùng, một trong những tính năng cốt lõi của SP365 mà CEO quan tâm nhất là Báo cáo đa dạng và linh hoạt. Đây chính là cầu nối giữa hoạt động vận hành hàng ngày và quyết định chiến lược.
CEO cần thông tin kịp thời về hiệu suất để ra quyết định, nhưng thường phải chờ đợi các báo cáo thủ công. SP365 thay đổi điều đó.
Báo cáo được tự động cập nhật theo thời gian thực theo tiến độ của quy trình và công việc, loại bỏ hoàn toàn nhu cầu tổng hợp số liệu thủ công.
Dữ liệu được chuyển thành biểu đồ và dashboard dễ hiểu, cho phép cấp quản lý nắm bắt thông tin nhanh chóng, chính xác: Quy trình nào đang tắc nghẽn? Phòng ban nào đang có hiệu suất cao?
Với gói ADVANCE, SP365 có khả năng tích hợp Power BI. Điều này giúp CEO xây dựng các báo cáo phân tích chiến lược chuyên sâu.
Chi tiết các gói dịch vụ SP365 xem tại: https://spsvn.com/giai-phap/
V. Giá trị gia tăng: Tối ưu chi phí và tính linh hoạt của SP365
Bên cạnh bốn tính năng cốt lõi của SP365 kể trên, giải pháp này còn khẳng định lợi thế cạnh tranh của mình thông qua khả năng tối ưu chi phí và tính linh hoạt cao.
SP365 giúp doanh nghiệp hiệu quả chi phí. Chúng tôi tận dụng giấy phép Microsoft 365 có sẵn, mang lại giải pháp toàn diện với mức chi phí rất phải chăng (chỉ khoảng 2.5 – 5 USD/tháng), phù hợp với khả năng đầu tư của SME.
Việc SP365 là Đối tác Phát triển Phần mềm Độc lập (ISV) của Microsoft là sự bảo chứng cho chất lượng và khả năng tích hợp công nghệ cao cấp liền mạch với hệ sinh thái Microsoft.
Giải pháp có khả năng mở rộng theo nhu cầu. Ngoài các tính năng cơ bản, SP365 còn cung cấp các tính năng quản trị nâng cao như Quản lý Tài nguyên, Quản lý Văn bản/Trình ký (Gói STANDARD), và Tích hợp Chữ ký Điện tử S.Sign (Gói ADVANCE).
Cuối cùng, với sự hỗ trợ đầy đủ ứng dụng trên điện thoại di động, SP365 đảm bảo tính linh hoạt cao, giúp nhân viên làm việc mọi lúc, mọi nơi.
VI. Kết luận
Bốn tính năng cốt lõi của SP365 – BPA, DMS, Quản lý Công việc/Dự án, và Báo cáo – tạo thành một bộ công cụ hoàn hảo để doanh nghiệp bạn thực hiện chuyển đổi số một cách dễ dàng và hiệu quả.
Chúng tôi cam kết cung cấp một nền tảng ổn định, bảo mật và linh hoạt, giúp bạn giải quyết các vấn đề vận hành, tối ưu hóa chi phí và sẵn sàng cho sự tăng trưởng. Hãy cân nhắc gói giải pháp phù hợp với nhu cầu hiện tại của bạn để bắt đầu hành trình trở thành “doanh nghiệp số” toàn diện.
- Fanpage: https://www.facebook.com/SP365.vn/
- Trụ sở chính: Số 56 Khu Galaxy 3 Vạn Phúc, số 69 đường Tố Hữu, Hà Đông
- Chi nhánh HCM: lầu 4 , 214 Cộng Hòa, P. Bảy Hiền, TP. HCM
- Hotline: 0978.563.386
