Trong thời đại số hóa, việc ký số tài liệu không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính pháp lý và bảo mật. Với SharePoint Online – một phần của Microsoft 365 – người dùng trong doanh nghiệp giờ đây có thể thực hiện ký số trực tiếp trên tài liệu mà không cần rời khỏi nền tảng. Hãy cùng khám phá cách thức thực hiện và các giải pháp phổ biến hiện nay. 

✍️Một Số Cách Thức Ký Số Trên SharePoint Online

SharePoint eSignature (Microsoft Native Integration) 

1. Mô tả tính năng:  
   • Yêu cầu chữ ký số trực tiếp từ tài liệu trong SharePoint.
   • Lưu trữ tài liệu đã ký trong cùng thư viện.
   • Theo dõi trạng thái ký và quản lý vòng đời tài liệu.
2. Ưu điểm:
   • Không cần cài đặt thêm, tích hợp sâu với Microsoft Teams, Outlook và OneDrive.
3. Vấn đề cần lưu ý:
   • Chi phí tham khảo: 2$/chữ ký số 
   • Giới hạn chữ ký mỗi tài liệu: Tối đa 10 chữ ký (gồm ký nội bộ và ký đối tác)
   • Thiết lập vùng thông tin mỗi tài liệu: Tối đa 50 vùng (Chữ ký/Ngày ký/Họ tên)
   • Quốc gia hỗ trợ: Hiện tại chỉ có sẵn ở US, UK, Canada, EU, Australia.

Tích hợp Adobe Acrobat Sign 

1. Mô tả:  
   • Ký tài liệu PDF, Word, Excel trực tiếp từ SharePoint.  
   • Tự động hóa quy trình ký và gửi tài liệu.  
   • Đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn pháp lý quốc tế (eIDAS, ESIGN, UETA).  
2. Ưu điểm:   
   • Phù hợp với tổ chức có quy mô lớn hoặc yêu cầu ký số phức tạp.  
   • Dễ sử dụng và tích hợp  
   • Tự động bắt vùng thông tin chính xác  
3. Cần lưu ý:  
   • Chi phí tham khảo: 14.99-23.99$/tháng/user  
   • Khả năng tùy chỉnh có thể hạn chế trong một số trường hợp  
   • Đã chính thức ngừng tích hợp trực tiếp từ tháng 6 năm 2024. Cần cấu hình để sử dụng thông qua Automate. 

Tích hợp DocuSign  

1. Mô tả:
   • Gửi tài liệu từ Sharepoint sang DocuSign để ký.
   • Theo dõi tiến trình ký ngay qua Sharepoint
2. Ưu điểm:  
   • Giao diện trực quan, dễ sử dụng  
   • Tích hợp dễ dàng bên trong Sharepoint Online và ký trực tiếp trong Sharepoint thay vì phải rời khỏi nền tảng.  
   • DocuSign tuân thủ các tiêu chuẩn như eIDAS, GDPR, HIPAA, giúp đảm bảo tính pháp lý và bảo mật của tài liệu.
   • Hỗ trợ nhiều loại file và định dạng
     • Văn bản
     • Hình ảnh
     • Bảng tính
     • Trình chiếu
3. Cần lưu ý: 
   • Chi phí tham khảo: 25$/tháng/user  
   • Cân đối số lượng người dùng, số lượt ký hàng tháng để lựa chọn gói phù hợp do mức giá cao 

Module Ký số SP365 

1. Mô tả:
   • Là một phần trong giải pháp văn phòng số SP365 – Digital Workplace. 
   • Khả năng hỗ trợ ký nội bộ 
   • Hỗ trợ 2 dạng chữ ký (Chữ ký ảnh, CA).  
2. Ưu điểm:  
   • Giao diện dễ tiếp cận.  
   • Ký trực tiếp trong SP365.  
   • Tiềm năng phát triển hoặc tích hợp ký đối tác với bên thứ ba.  
   • Linh hoạt trong cấu hình:  
   • Ký theo quy trình 
   • Ký tài liệu riêng lẻ  
3. Cần lưu ý: 
   • Chi phí tham khảo: 4$/tháng/user cho bộ giải pháp SP365.  
   • Thuộc bộ giải pháp văn phòng số SP365, cần thời gian nhất định để làm quen và thành thạo sử dụng. 
   • Ký nội bộ theo quy trình cần quá trình phân tích, chuyển đổi quy trình từ tài liệu lên phần mềm. 
   • Hiện tại hỗ trợ duy nhất định dạng PDF. 

🧠 Lợi Ích Khi Ký Số Trên SharePoint Online 

• ✅ Tiết kiệm thời gian: Không cần in, ký tay, scan lại. 

• ✅ Tăng tính bảo mật: Chữ ký số đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của tài liệu. 

• ✅ Tuân thủ pháp lý: Hỗ trợ các tiêu chuẩn ký số quốc tế. 

• ✅ Tích hợp liền mạch: Làm việc trực tiếp trong Microsoft 365 mà không cần chuyển đổi nền tảng. 

🚀 Kết Luận 

Ký số trên SharePoint Online là bước tiến quan trọng trong việc số hóa quy trình làm việc. Tùy theo các tiêu chí và quy mô tổ chức, bạn có thể lựa chọn giải pháp phù hợp để đưa vào hệ thống hiện tại. Việc triển khai đúng cách sẽ giúp tăng hiệu quả, giảm rủi ro và nâng cao trải nghiệm người dùng.