Trong quá trình làm việc với Microsoft 365 Tenant và đặc biệt là khi quản lý các SharePoint Site, bạn sẽ gặp nhiều vai trò có tên tương tự nhau như Member, Owner, Visitor, Site Admin, v.v. Điều này dễ gây nhầm lẫn khi phân quyền cho người dùng. Việc hiểu rõ từng vai trò sẽ giúp bạn:
- Giao đúng quyền cho đúng người
- Tránh rủi ro bảo mật hoặc thao tác sai
- Quản lý site hiệu quả hơn
Dưới đây là bảng liệt kê các vai trò và quyền, phạm vi tương ứng…để dễ so sánh:
| Role (Vai trò) | Permission (Quyền) | Scope (Phạm vi) | Integration (Tính năng đi kèm) | Note |
| Site Admin | Full
Advanced |
Site
Subsite Broken Inheritance data |
Auto include Group/Team owners | Modify:
Search Recycle bin Site feature |
| Non-primary admin | Full (Site Only) | Sharepoint Site | No access to Group/Team | Not part of M365 group |
| Site Owner | Full | Sharepoint Site | Auto add Group/Team owner | No Group/Team access |
| Site Member | Edit | Add/Remove Files, Lists, Libraries | Auto add Group/Team member | No Group/Team access |
| Site Visitor | View Only | Read-only site content | No | Added directly |
| M365 Group Owner | Manage Group Site Owner |
Group setting
Sharepoint Site |
Become Site Owner
Become Team Owner |
Can change M365 group membership |
| M365 Group Member | Participate
Site Member |
Group resources
Sharepoint Site |
Become Site Member
Become Team Member |
|
| Channel Site Owner | Full | Sharepoint Site linked with Teams channel | Teams membership | Only in Teams |
| Channel Site Member | Edit | Sharepoint Site linked with Teams channel | Teams membership | Only in Teams |
| Hub Site Owner | Full | Hub Site
Shared theme, navigation |
Depends on underlying site type | Can associate sites |
| Hub Site Member | Edit | Hub Site content | Depends on underlying site type | Similar to Site Member |
| External (Guest) | Varies | Shared content (Sites, Folders, Files) | Must be enabled | Managed via:
Entra Guest settings |
| Shareables Link Users | Varies by link types | Specific Files, Folders | No | Anyone
People in Org Existing access People you choose |
Việc hiểu rõ các vai trò và quyền hạn trong SharePoint Site không chỉ giúp bạn quản lý người dùng hiệu quả, mà còn đảm bảo an toàn dữ liệu và tối ưu hóa quy trình làm việc trong tổ chức. Dù tên gọi các vai trò có thể gây nhầm lẫn, nhưng khi nắm rõ bản chất và cách phân quyền, bạn sẽ dễ dàng xác định ai nên làm gì và ở mức độ nào.
Link tham khảo từng vai trò và mô tả tương ứng: Admin center site permissions reference – SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn
