Trong Microsoft 365 admin center, quản trị viên có thể tạo và quản lý một số loại nhóm sau:
- Microsoft 365 Group: Sử dụng để tạo liên kết đồng cộng tác giữa các thành viên cả trong và ngoài tổ chức. Nó bao gồm các chức năng cộng tác như Sharepoint hay Planner. Microsoft Teams sử dụng loại nhóm này để quản lý thành viên.
- Distribution Group: Sử dụng để gửi thông báo hàng loạt dưới dạng email cho thành viên.
- Security Groups: Sử dụng để cấp, trao quyền truy cập vào các tài nguyên (Ví dụ: Sharepoint Sites).
- Mail-enabled Security Groups: Tương tự Security Groups và có thêm tính năng email thông báo tới thành viên.
- Shared mailboxes: Sử dụng trong trường hợp nhiều người cần truy cập vào cùng một hòm thư (hòm thư info@, contact@,…)
- Dynamic Distribution Groups: Phục vụ việc gửi thông báo hay thông tin trong tổ chức theo số lượng, quy mô lớn do có thêm tính năng nhóm động.
Bảng cho phép tính năng email và thành viên động theo từng loại:
| Microsoft 365 Groups | Distribution groups | Security groups | Mail-enabled security groups | Shared mailboxes | Dynamic distribution groups | |
| Mail-enabled | ☑ | ☑ | ⮽ | ☑ | ☑ | ☑ |
| Dynamic membership in Microsoft Entra ID | ☑ | ⮽ | ☑ | ⮽ | ⮽ | ⮽ |
Các loại nhóm này đều có thể sử dụng với Power Automate.
1.Microsoft 365 Groups
Microsoft 365 Groups được sử dụng để cộng tác giữa người dùng, cả bên trong và bên ngoài công ty của bạn. Với Microsoft 365 Groups, các thành viên sẽ có một email nhóm và không gian làm việc chung để trao đổi, lưu trữ tệp, sự kiện lịch, Stream và Planner. Microsoft 365 Groups cũng có thể được kết nối với Teams hoặc Viva Engage.
Bạn có thể thêm người từ bên ngoài tổ chức vào nhóm nếu quản trị viên đã bật tính năng này. Bạn cũng có thể cho phép người gửi bên ngoài gửi email đến địa chỉ email của nhóm.
Microsoft 365 Groups có thể được cấu hình để tự động quản lý thành viên trong Microsoft Entra ID, giúp tự động thêm hoặc xóa thành viên dựa trên các thuộc tính của người dùng như bộ phận, vị trí, chức danh, v.v.
Microsoft 365 Groups có thể được truy cập thông qua các ứng dụng di động như Outlook cho iOS và Outlook cho Android.
Các thành viên nhóm có thể gửi email dưới dạng hoặc thay mặt cho địa chỉ email nhóm nếu quản trị viên đã kích hoạt tính năng này.
Microsoft 365 Groups hỗ trợ cấu trúc nhóm lồng nhau thông qua nhóm động trong Microsoft Entra ID.
Microsoft 365 Groups có thể được thêm vào một trong ba dạng thành viên SharePoint (Chủ sở hữu, Thành viên hoặc Khách truy cập) để cấp quyền truy cập vào Sharepoint Sites.
2.Distribution groups
Distribution Groups được sử dụng để gửi thông báo đến một nhóm người dùng. Nhóm có thể nhận email từ bên ngoài nếu quản trị viên đã bật tính năng này.
Distribution Groups phù hợp với các tình huống cần phát thông tin đến một nhóm người cụ thể, chẳng hạn như “Thông báo thay đổi giờ làm việc”.
Distribution Groups có thể được thêm vào một nhóm trong Microsoft Teams nhưng chỉ thêm thành viên bên trong (không thêm dạng lựa chọn cả nhóm)
Microsoft 365 Groups không thể là thành viên của Distribution Groups.
3.Dynamic distribution groups
Nhóm phân phối động là nhóm có hỗ trợ email, được sử dụng để gửi thư đến những người có thuộc tính cụ thể như bộ phận hoặc vị trí. Các thuộc tính này được xác định trong Exchange admin center thay vì Microsoft Entra ID.
Không giống như nhóm phân phối thông thường có danh sách thành viên cố định, danh sách thành viên của nhóm phân phối động được tính toán mỗi khi có email gửi đến nhóm, dựa trên bộ lọc và điều kiện do bạn định nghĩa.
4.Security groups
Security Groups được sử dụng để cấp quyền truy cập vào tài nguyên trong Microsoft 365 chẳng hạn như trang SharePoint. Điều này giúp quản lý dễ dàng hơn vì bạn chỉ cần quản lý nhóm thay vì thêm người dùng vào từng tài nguyên riêng lẻ.
Security Groups có thể chứa người dùng hoặc thiết bị. Việc tạo nhóm bảo mật cho thiết bị có thể được sử dụng với MDM như Microsoft Intune.
Security Groups có thể được cấu hình để tự động quản lý thành viên trong Microsoft Entra ID, cho phép thêm hoặc xóa thành viên hoặc thiết bị dựa trên thuộc tính như Phòng ban, Địa chỉ, Chức danh; hoặc thuộc tính thiết bị như phiên bản hệ điều hành.
Security Groups có thể được thêm vào Teams.
Microsoft 365 Groups không thể là thành viên của Security Groups.
5.Mail-enabled security groups
Mail-enabled security groups giống như nhóm bảo mật thông thường, nhưng không thể được quản lý động thông qua Microsoft Entra ID và không thể chứa thiết bị.
Nhóm này cho phép gửi email đến tất cả các thành viên trong nhóm.
Mail-enabled security groups có thể được thêm vào Teams.
6.Shared mailboxes
Shared mailboxes được sử dụng khi nhiều người cần truy cập vào cùng một hộp thư, chẳng hạn như email thông tin công ty, chăm sóc khách hàng, quầy lễ tân hoặc các chức năng khác có thể được chia sẻ bởi nhiều người.
Shared mailboxes có thể nhận email từ bên ngoài nếu quản trị viên đã kích hoạt tính năng này.
Shared mailboxes bao gồm lịch có thể được sử dụng để đồng cộng tác.
Những người có quyền đối với Shared mailboxes có thể gửi email dưới dạng hoặc thay mặt cho địa chỉ email của hộp thư, nếu quản trị viên đã cấp quyền cho họ. Điều này đặc biệt hữu ích đối với các hộp thư hỗ trợ và chăm sóc khách hàng vì nhân viên có thể gửi email dưới danh nghĩa như “CSKH Công ty A” hoặc “Lễ tân/Ban quản lý tòa nhà A”.
Shared mailboxes không thể di chuyển sang Microsoft 365 Group.
