SP365 hoạt động như thế nào để giải quyết tình trạng hỗn loạn dữ liệu, quy trình chậm chạp, và gánh nặng chi phí của các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME)? Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ chuyển đổi số thực tế, dễ áp dụng, thay vì chỉ là những lý thuyết xa vời, thì đây là bài viết dành cho bạn.
Chúng tôi hiểu rằng, sự phức tạp của công nghệ thường là rào cản lớn nhất. Vì vậy, SP365 sẽ giải thích chi tiết về cơ chế vận hành của mình, từ nền tảng công nghệ, đến cách nó giải quyết từng công việc hàng ngày của bạn, một cách đơn giản và trực quan nhất.
I. Nền tảng vận hành của SP365
Trước tiên, để hiểu SP365 hoạt động như thế nào, bạn cần nắm rõ “ngôi nhà” mà chúng tôi được xây dựng trên đó. Đây là điểm mạnh cốt lõi, đảm bảo tính ổn định và bảo mật.
1. Nền tảng công nghệ: Tích hợp gốc với Microsoft 365 và SharePoint Online
SP365 không phải là một phần mềm độc lập hoàn toàn, mà là một ứng dụng tự động hóa quy trình (Business Process Automation – BPA) được xây dựng tích hợp gốc ngay trên hệ sinh thái Microsoft 365 (M365) mà doanh nghiệp bạn đã tin dùng.
- SharePoint Online là trái tim dữ liệu: Mọi tài liệu và dữ liệu quy trình của bạn trong SP365 đều được lưu trữ an toàn và quản lý tập trung trên SharePoint Online.
- Kết nối liền mạch với Teams và Outlook: Giao diện làm việc của SP365 được thiết kế để hoạt động thống nhất với Microsoft Teams, cho phép nhân viên nhận thông báo, thực hiện phê duyệt, hoặc tra cứu thông tin mà không cần rời khỏi môi trường làm việc quen thuộc.
- Bảo mật thừa hưởng: Bằng việc hoạt động trên M365, SP365 tự động thừa hưởng các chính sách và tiêu chuẩn bảo mật cấp độ doanh nghiệp (Enterprise-level Security) của Microsoft, giúp Trưởng phòng IT hoàn toàn yên tâm.
Tham khảo: SP365 là gì? Không gian làm việc số toàn diện cho doanh nghiệp SME
2. Vòng lặp hoạt động cơ bản: Giải pháp “Không gian làm việc số”
Về cơ bản, SP365 hoạt động như một “Không gian làm việc số” (Digital Workplace) thống nhất, thực hiện các chức năng chính theo vòng lặp sau:
- Số hóa đầu vào (Input Digitization): Chuyển đổi các hoạt động thủ công (như điền form giấy, gửi email) thành form điện tử trên nền tảng.
- Tự động hóa luồng chảy (Workflow Automation): Sử dụng tính năng BPA để tự động chuyển tiếp form/tài liệu đó theo một quy trình đã được định nghĩa sẵn.
- Quản trị và Giám sát (Management & Reporting): Thu thập dữ liệu từ các luồng chảy này, lưu trữ tập trung (DMS), và trình bày dưới dạng báo cáo trực quan cho cấp quản lý.
II. Cơ chế hoạt động chuyên sâu: SP365 vận hành công việc của bạn như thế nào?
Để thấy rõ giá trị thực sự, chúng ta sẽ xem SP365 hoạt động như thế nào để biến các công việc hàng ngày, đang gây tắc nghẽn, trở nên trơn tru và hiệu quả hơn.
1. Cách SP365 tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA)
Đây là nơi SP365 giải quyết trực tiếp nỗi lo về sự chậm trễ và thiếu minh bạch của Trưởng bộ phận.
Vấn đề: Quy trình thủ công chậm và rối rắm
Các quy trình như duyệt nghỉ phép, đề xuất mua hàng, hay ký duyệt văn bản thường phải qua nhiều bước, nhiều email, dẫn đến mất thời gian và khó kiểm soát.
Cơ chế vận hành Low-Code/No-Code của SP365:
- Thiết lập trực quan: SP365 cung cấp công cụ Low-Code/No-Code (kéo và thả) để bạn tự mình thiết lập luồng phê duyệt. Trưởng phòng IT không cần phải can thiệp sâu vào code, giúp giảm sự phụ thuộc vào đội ngũ kỹ thuật.
- Kích hoạt luồng tự động: Khi một yêu cầu được tạo, hệ thống tự động gửi thông báo đến đúng người phê duyệt qua Teams hoặc Outlook, không cần gửi email tay.
- Phê duyệt đa nền tảng: Người quản lý có thể xem chi tiết và phê duyệt/từ chối ngay lập tức trên máy tính, di động, hoặc trong Teams.
- Minh bạch tiến độ: Hệ thống tự động ghi lại log (lịch sử) chi tiết: ai đã duyệt, duyệt lúc nào. Nếu công việc bị “kẹt”, Trưởng bộ phận sẽ biết chính xác do ai đang giữ.
Lợi ích trực tiếp: Tăng tốc độ xử lý công việc từ vài ngày xuống còn vài phút, giảm thiểu sai sót do thủ công.
2. Cách SP365 quản lý tài liệu tập trung (DMS)
Đây là cách SP365 giải quyết nỗi lo của Trưởng phòng IT về dữ liệu phân tán và rủi ro bảo mật.
Vấn đề: Dữ liệu hỗn loạn và khó tìm kiếm
Tài liệu nằm rải rác trên nhiều nơi (máy tính cá nhân, Google Drive, ổ đĩa mạng) dẫn đến việc không biết đâu là phiên bản mới nhất, gây nguy cơ rò rỉ thông tin.
Cơ chế vận hành DMS của SP365:
- Kho lưu trữ an toàn: Tất cả tài liệu được thu gom và lưu trữ có hệ thống trên SharePoint Online – đóng vai trò là kho lưu trữ duy nhất của doanh nghiệp.
- Phân loại thông minh bằng Metadata: Thay vì dựa vào tên thư mục, tài liệu được gắn siêu dữ liệu (metadata) (Ví dụ: Dự án, Ngày ban hành, Tình trạng).
- Tìm kiếm chính xác: Nhờ metadata, khả năng tìm kiếm trở nên mạnh mẽ hơn. Bạn có thể tìm theo “Tất cả Hợp đồng đã ký với Đối tác X trong Quý 1” thay vì phải nhớ tên file.
- Kiểm soát truy cập: Thiết lập chặt chẽ quyền truy cập vào từng tài liệu hoặc thư mục theo vai trò công việc. Chỉ người được ủy quyền mới có thể xem, chỉnh sửa hoặc tải về.
Lợi ích trực tiếp: Ngăn chặn rò rỉ, đảm bảo bảo mật dữ liệu và giúp nhân viên tìm kiếm thông tin nhanh gấp nhiều lần.
3. Cách SP365 cung cấp tầm nhìn quản trị (Reporting)
Đây là cách SP365 hỗ trợ CEO đưa ra quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu.
Vấn đề: Thiếu cái nhìn tổng thể kịp thời
CEO cần thông tin về hiệu suất, tiến độ dự án để ra quyết định nhưng phải chờ đợi các báo cáo tổng hợp thủ công, thiếu tính kịp thời.
Cơ chế vận hành Báo cáo của SP365:
- Thu thập dữ liệu theo thời gian thực: Mọi hoạt động trong các quy trình và công việc trên SP365 đều được hệ thống tự động ghi nhận và cập nhật ngay lập tức.
- Trình bày trực quan (Dashboard): SP365 biến các dữ liệu thô này thành các biểu đồ và dashboard dễ hiểu. Bạn có thể thấy: “Tổng số yêu cầu đã duyệt trong tháng”, “Tỷ lệ công việc hoàn thành đúng hạn”…
- Tích hợp Power BI (Gói Advance): SP365 có khả năng kết nối sâu với Power BI (nếu doanh nghiệp sử dụng gói Advance), cho phép CEO xây dựng các báo cáo phân tích chuyên sâu, so sánh và dự báo.
Lợi ích trực tiếp: Đưa ra quyết định kinh doanh dựa trên dữ liệu thực tế, kịp thời, không còn phụ thuộc vào báo cáo thủ công.
Tham khảo: LỢI ÍCH CỦA SP365 KHI KẾT NỐI VỚI CÁC ỨNG DỤNG MICROSOFT
III. SP365 hoạt động theo các gói: Lựa chọn linh hoạt cho nhu cầu của bạn
Cách SP365 hoạt động như thế nào còn tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu chuyên sâu của doanh nghiệp bạn. Chúng tôi cung cấp các gói linh hoạt để SME dễ dàng lựa chọn, phù hợp với dòng tiền và giai đoạn phát triển:
