SharePoint Online là gì? Câu hỏi này thường xuất hiện khi các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) bắt đầu hành trình chuyển đổi số (CĐS) và tìm kiếm một giải pháp quản trị nội dung và cộng tác toàn diện. SharePoint Online không chỉ là một dịch vụ lưu trữ tài liệu trong đám mây, mà là nền tảng Intranet (Mạng nội bộ) và Nền tảng Phát triển Ứng dụng nghiệp vụ (Business Application Platform) của Microsoft. Nó đóng vai trò là xương sống kiến tạo nên một Không gian làm việc số (Digital Workplace) hoàn chỉnh trong hệ sinh thái Microsoft 365.
SP365 hiểu rằng, nhiều doanh nghiệp đang đối mặt với sự hỗn loạn trong quản lý tài liệu, quy trình làm việc rời rạc, và rủi ro bảo mật dữ liệu. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết bản chất, vai trò chiến lược của SharePoint Online, và cách nền tảng này giúp bạn giải quyết các thách thức quản trị nội bộ một cách hiệu quả và an toàn.
I. Giải thích cơ bản: Bản chất của SharePoint Online
1. SharePoint Online là gì? Định nghĩa đơn giản nhất
SharePoint Online là gì? Nó là một dịch vụ dựa trên nền tảng đám mây của Microsoft, được cung cấp như một phần của gói đăng ký Microsoft 365 (trước đây là Office 365).
Bạn có thể hình dung SharePoint Online như là một Trang Web nội bộ khổng lồ, nơi doanh nghiệp tạo ra các khu vực làm việc (Site) để:
- Lưu trữ và Quản lý Tài liệu
- Chia sẻ Thông tin và Tin tức
- Phối hợp công việc dự án
- Tự động hóa Quy trình
Khác biệt cốt lõi: Trong khi OneDrive chủ yếu dành cho tệp tin cá nhân, SharePoint Online là nơi lưu trữ tệp tin và dữ liệu cho toàn bộ tổ chức, có cấu trúc, phân quyền và khả năng tùy biến cao.
2. Sự khác biệt giữa SharePoint On-Premises và Online
Trước đây, SharePoint được gọi là SharePoint On-Premises, yêu cầu doanh nghiệp phải tự mua máy chủ và quản lý hạ tầng.
Ngày nay, SharePoint Online (trong Microsoft 365) đã loại bỏ gánh nặng đó:
| Đặc điểm | SharePoint On-Premises (Tại chỗ) | SharePoint Online (Đám mây) |
| Hạ tầng | Doanh nghiệp tự quản lý và bảo trì máy chủ. | Microsoft quản lý toàn bộ hạ tầng. |
| Chi phí | Chi phí đầu tư ban đầu lớn (máy chủ, giấy phép). | Chi phí đăng ký hàng tháng/năm, tối ưu hóa chi phí vận hành. |
| Bảo mật | Phụ thuộc vào năng lực đội ngũ IT Manager nội bộ. | Kế thừa bảo mật cấp doanh nghiệp của Microsoft và cập nhật liên tục. |
| Tính năng | Cần cập nhật thủ công. | Luôn được cập nhật các tính năng và công nghệ mới nhất. |
Lợi ích rõ ràng của phiên bản Online là giúp SME giảm đáng kể chi phí đầu tư và gánh nặng quản lý IT, cho phép tập trung vào hoạt động kinh doanh.
II. 4 Vai trò chiến lược của SharePoint Online đối với doanh nghiệp
Để hiểu rõ SharePoint Online là gì và tại sao nó lại quan trọng, chúng ta cần phân tích bốn trụ cột vai trò chiến lược của nó:
1. Trụ cột DMS: Hệ thống Quản lý Tài liệu Tập trung và Thông minh (Document Management System)
Đây là vai trò nền tảng mà SharePoint Online mang lại. Nó giải quyết triệt để vấn đề dữ liệu rải rác và rủi ro mất mát mà Trưởng phòng IT thường gặp phải.
- Tập trung hóa dữ liệu an toàn: Tất cả các tệp tin của công ty được lưu trữ trong các Document Libraries trên SharePoint, được bảo vệ bởi các tiêu chuẩn bảo mật của Microsoft. Điều này ngăn chặn thất thoát thông tin khi nhân viên rời đi hoặc khi xảy ra sự cố máy tính cục bộ.
- Kiểm soát và Theo dõi Phiên bản: SharePoint tự động lưu trữ lịch sử chỉnh sửa (Versioning), cho phép bạn khôi phục lại tài liệu về bất kỳ phiên bản nào trước đó. Điều này đặc biệt quan trọng với các tài liệu pháp lý, hợp đồng, hay các tài liệu quy trình quan trọng.
- Tìm kiếm thông minh bằng Metadata: Đây là điểm mạnh vượt trội. SharePoint cho phép bạn gắn Siêu dữ liệu (Metadata)—các thuộc tính mô tả (ví dụ: Tình trạng Hợp đồng: Đã ký/Chờ duyệt; Phòng ban: Kế toán; Ngày hết hạn)—vào tệp tin. Việc tìm kiếm không chỉ dựa vào tên file mà còn theo thuộc tính, giúp bạn tìm chính xác thông tin mình cần trong kho dữ liệu khổng lồ.
2. Trụ cột Intranet: Cổng thông tin và Mạng nội bộ (Internal Communication Hub)
SharePoint Online là công cụ lý tưởng để xây dựng Intranet, giải quyết nhu cầu về sự đồng bộ và truyền thông của CEO.
- Xây dựng Hub Sites và Team Sites: Bạn có thể tạo các Communication Sites (Trang truyền thông) để đăng tải tin tức, thông báo từ ban lãnh đạo, và tạo các Team Sites (Trang nhóm) cho từng dự án/phòng ban để cộng tác.
- Tích hợp gốc với Microsoft Teams: Mọi tệp tin bạn chia sẻ trong Microsoft Teams đều được lưu trữ an toàn trên SharePoint Online. Sự tích hợp này tạo ra một trải nghiệm làm việc liền mạch: giao tiếp trong Teams, nhưng quản trị nội dung trong SharePoint.
- Knowledge Base (Cơ sở kiến thức): SharePoint được sử dụng để xây dựng các Wiki, lưu trữ Quy trình làm việc (SOPs), tài liệu đào tạo, giúp chia sẻ kiến thức, giảm thời gian đào tạo cho nhân viên mới.
3. Trụ cột BPA: Nền tảng Tự động hóa Quy trình làm việc (Business Process Automation Foundation)
Đây là vai trò chiến lược nhất, giải thích lý do SharePoint Online được coi là nền tảng cốt lõi cho các giải pháp chuyển đổi số như SP365.
- Quản lý Dữ liệu có cấu trúc qua Lists: SharePoint Lists cho phép bạn số hóa các bảng dữ liệu Excel, danh sách Form giấy (ví dụ: danh sách tài sản, đăng ký nghỉ phép) thành dữ liệu có cấu trúc. Đây là đầu vào hoàn hảo để tự động hóa.
- Cơ sở cho Power Platform: SharePoint Lists và Libraries là nguồn dữ liệu chính cho bộ công cụ Power Platform (Power Apps, Power Automate).
- Power Automate (Tự động hóa): Có thể kích hoạt các luồng công việc (Workflows) tự động dựa trên các thay đổi dữ liệu trong SharePoint (ví dụ: khi Form yêu cầu mua hàng được gửi, Power Automate sẽ tự động chuyển đến người phê duyệt).
- Power Apps (Ứng dụng Low-Code/No-Code): Cho phép bạn tạo ra các ứng dụng tùy chỉnh để nhập, xem, chỉnh sửa dữ liệu được lưu trữ trong SharePoint.
4. Trụ cột Security: Bảo mật và Tuân thủ (Compliance and Governance)
Trưởng phòng IT cần một nền tảng đảm bảo tính ổn định và bảo mật.
- Bảo mật Đám mây cấp Enterprise: SharePoint Online được hưởng lợi từ các biện pháp bảo mật toàn cầu của Microsoft, bao gồm mã hóa dữ liệu, bảo vệ khỏi ransomware và khả năng tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế nghiêm ngặt.
- Quản trị Tài khoản tập trung: Việc quản trị quyền truy cập được thực hiện thông qua Microsoft Entra ID (trước đây là Azure AD), đảm bảo người dùng chỉ cần một tài khoản để truy cập mọi tài nguyên trong hệ sinh thái Microsoft 365, đơn giản hóa việc quản lý và tăng cường bảo mật.
Tham khảo: SharePoint Online dùng để làm gì: Phân tích chuyên sâu 4 trụ cột kiến tạo Không gian làm việc số
III. SharePoint Online giải quyết “nỗi đau” của SME như thế nào?
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường thiếu hệ thống quản lý tập trung và gặp khó khăn khi phải đầu tư vào các hệ thống ERP đắt tiền.
| Vấn đề của SME | SharePoint Online giải quyết bằng cách nào? |
| Dữ liệu Rải rác (Email, Google Drive, Excel) | Tập trung hóa dữ liệu và áp dụng phân quyền chi tiết. |
| Quy trình Thủ công (Duyệt giấy, Email phê duyệt) | Cung cấp Lists và Power Automate để số hóa và Tự động hóa Quy trình Kinh doanh (BPA). |
| Rủi ro Mất mát/Rò rỉ Dữ liệu | Bảo mật cấp độ Microsoft và tính năng Quản lý Phiên bản (Versioning). |
| Khó khăn trong Cộng tác | Cung cấp Team Sites và tích hợp sâu với Microsoft Teams cho làm việc nhóm. |
IV. SP365 – Tận dụng tối đa sức mạnh của SharePoint Online
Nếu SharePoint Online là gì là nền tảng, thì SP365 là giải pháp quản trị chuyên sâu được xây dựng trực tiếp trên nền tảng đó.
SP365, với vai trò là Đối tác Phát triển Phần mềm Độc lập (ISV) của Microsoft (từ 2024), tập trung vào việc biến các tính năng nền tảng của SharePoint Online thành giải pháp toàn diện cho SME:
- Chuyên môn hóa DMS: SP365 chuẩn hóa việc sử dụng Metadata và Content Types của SharePoint để xây dựng hệ thống Quản lý Tài liệu Tập trung (DMS) dễ sử dụng và mạnh mẽ hơn.
- Đơn giản hóa BPA: Chúng tôi cung cấp các mẫu Tự động hóa Quy trình (như Quản lý Tài nguyên, Trình ký Văn bản) được tối ưu hóa sẵn trên nền tảng SharePoint/Power Platform, giúp SME triển khai nhanh chóng mà không cần kiến thức lập trình.
- Hiệu quả Chi phí: Bằng cách tận dụng giấy phép Microsoft 365 mà bạn đã có sẵn, SP365 cung cấp một giải pháp quản trị toàn diện với chi phí linh hoạt, phù hợp với dòng tiền của SME, tránh xa chi phí khổng lồ của ERP truyền thống.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp để chuyển đổi không gian làm việc số, bắt đầu từ việc tối ưu hóa và phát huy hết tiềm năng của SharePoint Online, SP365 chính là lựa chọn giúp bạn biến nền tảng này thành Nền tảng Quản trị Doanh nghiệp thực thụ.
Xem thêm: SP365 là gì? Không gian làm việc số toàn diện cho doanh nghiệp SME
- Fanpage: https://www.facebook.com/SP365.vn/
- Trụ sở chính: Số 56 Khu Galaxy 3 Vạn Phúc, số 69 đường Tố Hữu, Hà Đông
- Chi nhánh HCM: lầu 4 , 214 Cộng Hòa, P. Bảy Hiền, TP. HCM
- Hotline: 0978.563.386
