Microsoft 365 là gì? TẤT TẦN TẬT về hệ sinh thái không thể thiếu của mọi doanh nghiệp

Microsoft 365 là gì? Có lẽ đây là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp đang đặt ra khi tìm kiếm một giải pháp để nâng cao năng suất và tối ưu hóa quy trình làm việc. Nếu bạn chỉ nghĩ rằng Microsoft 365 đơn thuần là bộ công cụ văn phòng quen thuộc như Word, Excel, PowerPoint, thì bạn đã bỏ lỡ một bức tranh toàn cảnh về một hệ sinh thái mạnh mẽ, toàn diện. Hơn cả một phần mềm, Microsoft 365 là một nền tảng chuyển đổi số mạnh mẽ, là “xương sống” cho sự phát triển của mọi doanh nghiệp trong kỷ nguyên số.

Trong bài viết này, SP365 sẽ cùng bạn đi sâu khám phá Microsoft 365, từ những khái niệm cơ bản nhất đến những giá trị vượt trội mà hệ sinh thái này mang lại, đặc biệt là cách nó trở thành nền tảng vững chắc cho các giải pháp chuyển đổi số chuyên sâu như SP365.

TỪ MICROSOFT OFFICE ĐẾN MICROSOFT 365: ĐIỂM KHÁC BIỆT CỐT LÕI

Trước khi trả lời sâu hơn về Microsoft 365 là gì, chúng ta hãy cùng nhìn lại người tiền nhiệm của nó: Microsoft Office.

Từ hàng thập kỷ nay, bộ ứng dụng này đã gắn liền với công việc văn phòng của hàng triệu người. Tuy nhiên, trong bối cảnh công nghệ phát triển như vũ bão, mô hình mua bản quyền vĩnh viễn và cài đặt trên một máy tính duy nhất đã bộc lộ nhiều hạn chế. Dữ liệu rời rạc, không thể làm việc đồng bộ, và khó khăn khi cần cập nhật các tính năng mới.

  Microsoft 365 ra đời để giải quyết những vấn đề đó. Đây là một bước tiến chiến lược, chuyển từ mô hình phần mềm độc lập sang một hệ sinh thái đám mây toàn diện, bao gồm cả các ứng dụng Office quen thuộc cùng hàng loạt dịch vụ mạnh mẽ khác.

CÁC ỨNG DỤNG VÀ DỊCH VỤ CHÍNH TRONG MICROSOFT 365 LÀ GÌ?

Để hiểu được Microsoft 365 là gì, bạn cần nắm rõ các thành phần chính của nó:

Bộ ứng dụng văn phòng quen thuộc (Office Apps)

Vẫn là Word, Excel, PowerPoint, Outlook, và OneNote. Điểm khác biệt lớn nhất là giờ đây, bạn có thể sử dụng chúng trên mọi thiết bị và đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực nhờ công nghệ đám mây.

Dịch vụ lưu trữ và cộng tác đám mây (Cloud Services)

Đây là “trái tim” của Microsoft 365. OneDrive cung cấp không gian lưu trữ cá nhân khổng lồ, còn SharePoint lại là một nền tảng mạnh mẽ để xây dựng các trang web nội bộ, quản lý tài liệu, và cộng tác nhóm một cách có tổ chức.

Ứng dụng giao tiếp và làm việc nhóm

Microsoft Teams đã trở thành một nền tảng làm việc từ xa và làm việc nhóm không thể thiếu. Nó kết hợp chat, họp trực tuyến, chia sẻ màn hình và tích hợp ứng dụng, giúp các đội nhóm làm việc liền mạch như đang ở cùng một văn phòng.

Các dịch vụ bảo mật và quản lý

Microsoft 365 không chỉ cung cấp công cụ làm việc mà còn bảo vệ doanh nghiệp bạn. Các tính năng bảo mật tích hợp sẵn giúp bảo vệ dữ liệu khỏi các mối đe dọa trực tuyến, đảm bảo tuân thủ các quy định và quản lý thiết bị của nhân viên từ xa.

VÌ SAO MICROSOFT 365 LÀ GIẢI PHÁP CHUYỂN ĐỔI SỐ HÀNG ĐẦU CHO DOANH NGHIỆP BẠN?

Không phải ngẫu nhiên mà Microsoft 365 trở thành lựa chọn hàng đầu của hàng triệu doanh nghiệp trên toàn thế giới. Nó giải quyết trực tiếp những nỗi đau mà các doanh nghiệp, đặc biệt là các SMEs đang gặp phải.

1. TĂNG NĂNG SUẤT VÀ HIỆU QUẢ LÀM VIỆC

Nếu bạn là một Trưởng phòng hay một quản lý, chắc hẳn bạn đã từng đau đầu với tình trạng công việc bị đình trệ vì tài liệu phân tán, thông tin thiếu đồng bộ, hay phải chờ đợi các quy trình phê duyệt phức tạp. Microsoft 365 giúp giải quyết vấn đề này bằng cách:

• Làm việc mọi lúc, mọi nơi: Nhân viên có thể truy cập tài liệu và ứng dụng từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet. Điều này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp có đội ngũ làm việc linh hoạt, thường xuyên đi công tác.
• Cộng tác theo thời gian thực: Nhiều người có thể cùng chỉnh sửa một tài liệu Word hoặc Excel cùng lúc, xóa bỏ mọi rào cản về khoảng cách.
• Kết nối liền mạch: Microsoft Teams là trung tâm của mọi hoạt động, nơi bạn có thể trò chuyện, họp, giao việc và chia sẻ file một cách nhanh chóng.

2. TỐI ƯU HÓA CHI PHÍ VÀ KHẢ NĂNG MỞ RỘNG

Đối với một CEO hay một Giám đốc Tài chính, bài toán chi phí luôn là ưu tiên hàng đầu. Việc đầu tư vào một hệ thống phức tạp như ERP có thể tốn kém hàng tỷ đồng, chưa kể thời gian triển khai dài và đội ngũ vận hành chuyên nghiệp.

Microsoft 365 cung cấp một giải pháp linh hoạt hơn với mô hình trả phí theo tháng hoặc năm, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý dòng tiền. Quan trọng hơn, nó có khả năng mở rộng không giới hạn. Khi quy mô doanh nghiệp tăng lên, bạn chỉ cần mua thêm gói dịch vụ phù hợp mà không cần thay đổi toàn bộ hệ thống.

3. BẢO MẬT DỮ LIỆU CẤP DOANH NGHIỆP

Trong thời đại thông tin là vàng, việc bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Nếu bạn là một Trưởng phòng IT, bạn hiểu rõ những rủi ro khi dữ liệu rải rác trên các ổ cứng cá nhân, email hay các nền tảng công cộng khác.

Microsoft 365 được xây dựng trên nền tảng đám mây Azure với các tiêu chuẩn bảo mật hàng đầu thế giới. Dữ liệu của bạn được mã hóa, bảo vệ bởi hệ thống chống virus và phần mềm độc hại của Microsoft. Các tính năng như Quản lý truy cập và Quản lý thiết bị di động (MDM) giúp bạn kiểm soát và bảo vệ dữ liệu, ngay cả khi nhân viên làm việc trên thiết bị cá nhân của họ.

KHI MICROSOFT 365 CHƯA ĐỦ: LÝ DO CÁC GIẢI PHÁP CHUYỂN ĐỔI SỐ CHUYÊN SÂU RA ĐỜI

Microsoft 365 rất mạnh, nhưng nó vẫn là một nền tảng chung chung. Giống như việc bạn có một chiếc ô tô với động cơ khỏe, nhưng chưa được tùy chỉnh để chạy đua. Các doanh nghiệp SMEs, với những quy trình đặc thù và “nỗi đau” riêng, cần một giải pháp chuyên biệt hơn để tận dụng tối đa sức mạnh của nền tảng này.

Đây chính là lúc các nền tảng chuyển đổi số chuyên sâu, được xây dựng trên Microsoft 365, trở thành giải pháp lý tưởng.

Mối liên kết giữa Microsoft 365 và các nền tảng chuyên sâu

Hãy hình dung Microsoft 365 là một bộ khung nhà vững chắc. Nó cung cấp nền móng (SharePoint), vật liệu xây dựng (Word, Excel), và các công cụ cơ bản (Teams). Nhưng để ngôi nhà trở thành một không gian làm việc số hoàn hảo, đáp ứng mọi nhu cầu từ quản lý tài liệu, tự động hóa quy trình đến quản lý dự án, bạn cần thêm các tính năng “may đo” riêng.

Một trong những giải pháp như vậy là SP365. SP365 là một nền tảng chuyển đổi số toàn diện, được xây dựng trực tiếp trên nền tảng của Microsoft 365 và SharePoint Online. Nó không phải là một phần mềm rời rạc mà là một giải pháp tích hợp chặt chẽ, tận dụng toàn bộ sức mạnh của hệ sinh thái Microsoft có sẵn trong doanh nghiệp bạn.

SP365: GIẢI PHÁP TỐI ƯU CHO DOANH NGHIỆP ĐANG TÌM KIẾM SỰ KHÁC BIỆT

Với vai trò là một “không gian làm việc số” (Digital Workplace), SP365 tập trung giải quyết những bài toán cốt lõi của các doanh nghiệp SMEs, nơi mà các quy trình thủ công và dữ liệu rời rạc đang cản trở sự phát triển.

1. GIẢI QUYẾT NỖI ĐAU CỦA TRƯỞNG PHÒNG VÀ IT MANAGER

• Tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA): Bạn mệt mỏi với các quy trình phê duyệt giấy tờ, đơn từ nghỉ phép hay đề xuất mua hàng qua email? SP365 tự động hóa những quy trình này, giúp bạn theo dõi trạng thái, thời gian xử lý và giảm thiểu sai sót.
• Quản lý tài liệu tập trung (DMS): Không còn tình trạng mất file hay không biết đâu là phiên bản mới nhất. SP365 số hóa và lưu trữ toàn bộ tài liệu của doanh nghiệp một cách có hệ thống, an toàn trên nền tảng SharePoint Online. Tính năng tìm kiếm mạnh mẽ giúp bạn tìm thấy mọi thứ chỉ trong vài giây.
• Quản lý công việc và dự án hiệu quả: SP365 cung cấp một cái nhìn tổng quan về công việc, tiến độ dự án của từng thành viên trong nhóm, giúp bạn phân bổ nguồn lực và đánh giá hiệu suất một cách khách quan.

2. LỢI ÍCH CHIẾN LƯỢC CHO CEO

• Tối ưu hóa chi phí: SP365 tận dụng nền tảng Microsoft 365 mà bạn đã có sẵn, giúp bạn tiết kiệm đáng kể chi phí đầu tư so với việc xây dựng một hệ thống phần mềm riêng biệt.
• Quyết định dựa trên dữ liệu: Với tính năng báo cáo tự động và trực quan, SP365 cung cấp cho CEO một cái nhìn toàn cảnh về hoạt động của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược kịp thời và chính xác.
• Đơn giản hóa hành trình chuyển đổi số: SP365 là một bộ công cụ toàn diện nhưng dễ sử dụng. Với định vị là một giải pháp Low-Code/No-Code, nó cho phép ngay cả những người dùng không chuyên về kỹ thuật cũng có thể tùy chỉnh và xây dựng quy trình riêng của mình.

3. BẢO CHỨNG TỪ MICROSOFT

Một điểm cộng lớn của SP365 là việc được Microsoft công nhận là Đối tác Phát triển Phần mềm Độc lập (ISV) từ năm 2024. Đây không chỉ là một danh hiệu, mà là sự bảo chứng về chất lượng, bảo mật và khả năng tích hợp của giải pháp này trong hệ sinh thái của Microsoft. Điều này đặc biệt quan trọng, vì nó mang lại sự yên tâm và niềm tin cho các khách hàng khi lựa chọn một giải pháp công nghệ.

CÁC GÓI SP365 PHÙ HỢP VỚI MỌI NHU CẦU

SP365 cung cấp các gói giải pháp linh hoạt, phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp:

• SP WORK-BASIC: Dành cho các doanh nghiệp mới bắt đầu chuyển đổi số, tập trung vào các tính năng cốt lõi như tự động hóa quy trình, quản lý công việc và tài liệu.
• SP WORK-STANDARD: Mở rộng hơn với các tính năng quản lý tài nguyên, quản lý văn bản và trình ký, giúp nâng cao hiệu suất tổng thể.
• SP WORK-ADVANCE: Giải pháp cao cấp với tích hợp chữ ký điện tử (S.Sign), kết nối với các hệ thống ERP, HRM và Power BI, giúp doanh nghiệp đạt được sự quản trị toàn diện.

Chi tiết tham khảo thêm các gói tại: https://spsvn.com/giai-phap/

KẾT LUẬN

Microsoft 365 là gì? Nó không chỉ là bộ công cụ văn phòng, mà là một nền tảng vững chắc cho sự phát triển của mọi doanh nghiệp trong kỷ nguyên số. Tuy nhiên, để tối ưu hóa sức mạnh của nền tảng này, các doanh nghiệp SMEs cần một giải pháp chuyên sâu, được “may đo” riêng cho những vấn đề của họ.

SP365 tự hào là một trong những giải pháp đó, được phát triển trên nền tảng Microsoft 365, giải quyết trực tiếp các “nỗi đau” về quản lý, vận hành và bảo mật dữ liệu. Với sự công nhận từ Microsoft và khả năng tùy chỉnh linh hoạt, SP365 là lựa chọn hoàn hảo để giúp doanh nghiệp của bạn trở thành một “doanh nghiệp số” thực thụ.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp để nâng cao năng suất, tối ưu hóa chi phí và đảm bảo an toàn cho dữ liệu, hãy tìm hiểu thêm về SP365. Chúng tôi tin rằng, đây sẽ là người bạn đồng hành tin cậy trên hành trình chuyển đổi số của bạn.