Microsoft 365 có những ứng dụng nào? Hướng dẫn tận dụng tối đa bộ công cụ quyền năng

Microsoft 365 có những ứng dụng nào và làm thế nào để tận dụng sức mạnh của chúng để tối ưu hóa hiệu suất làm việc của doanh nghiệp bạn? Đây là câu hỏi cốt lõi của mọi doanh nghiệp đang trên đà chuyển đổi số. Microsoft 365 (trước đây là Office 365) không chỉ là bộ công cụ văn phòng quen thuộc (Word, Excel) mà còn là một hệ sinh thái kỹ thuật số toàn diện được xây dựng để hỗ trợ công việc cộng tác, bảo mật và quản trị doanh nghiệp trong kỷ nguyên số.

Nếu bạn đang cảm thấy lãng phí tài nguyên vì mới chỉ sử dụng 20% khả năng của Microsoft 365, bài viết chuyên sâu này của SP365 sẽ là cẩm nang chi tiết. SP365 sẽ cùng bạn khám phá từng ứng dụng, vai trò của chúng và cách kết hợp chúng để tạo ra một không gian làm việc số (Digital Workplace) liền mạch.

1. MICROSOFT 365 LÀ GÌ VÀ LỢI ÍCH CỦA NÓ TRONG CHUYỂN ĐỔI SỐ

Microsoft 365 là gì?

Microsoft 365 là một nền tảng dịch vụ dựa trên đám mây (Cloud-based service) kết hợp các ứng dụng năng suất tốt nhất (Office), dịch vụ đám mây (Cloud Services) và bảo mật nâng cao.

Chi tiết: Microsoft 365 là gì? TẤT TẦN TẬT về hệ sinh thái không thể thiếu của mọi doanh nghiệp

Lợi ích cốt lõi cho Doanh nghiệp:

Làm việc mọi lúc, mọi nơi: Dễ dàng truy cập tài liệu, email và ứng dụng trên mọi thiết bị, mọi múi giờ.
Cộng tác liền mạch: Nhiều người có thể cùng chỉnh sửa một tài liệu theo thời gian thực (Real-time), xóa bỏ rào cản địa lý.
Bảo mật cấp Doanh nghiệp: Hệ thống được hưởng lợi từ các tính năng bảo mật hàng đầu của Microsoft, giúp bảo vệ dữ liệu nhạy cảm.
Tối ưu chi phí: Thanh toán theo mô hình đăng ký (Subscription Model) giúp doanh nghiệp linh hoạt quản lý ngân sách mà không cần đầu tư lớn vào cơ sở hạ tầng.

2. MICROSOFT 365 CÓ NHỮNG ỨNG DỤNG NÀO?

Hệ sinh thái Microsoft 365 là một tổng thể phức tạp, bao gồm ba nhóm ứng dụng và dịch vụ chính: Ứng dụng Văn phòng (Office Apps), Dịch vụ Cộng tác & Đám mây (Collaboration & Cloud Services), và Dịch vụ Quản trị & Bảo mật (Admin & Security Services).

Nhóm 1: Ứng dụng Văn phòng Thiết yếu (Office Apps)

Đây là những công cụ quen thuộc nhất và là nền tảng cho mọi công việc văn phòng:

Word: Ứng dụng xử lý văn bản hàng đầu, giờ đây được tích hợp các tính năng cộng tác trực tuyến mạnh mẽ.
Excel: Công cụ bảng tính không thể thiếu, được nâng cấp với khả năng phân tích dữ liệu phức tạp, tích hợp Power BI (nếu có) và làm việc đồng thời (co-authoring).
PowerPoint: Công cụ thiết kế bài thuyết trình chuyên nghiệp, hỗ trợ cộng tác nhóm.
Outlook: Ứng dụng quản lý Email, Lịch (Calendar) và Danh bạ (Contacts). Outlook là trung tâm giao tiếp chính của hầu hết các doanh nghiệp.
OneNote: Sổ ghi chú kỹ thuật số cho phép bạn ghi lại, tổ chức và chia sẻ thông tin dễ dàng.

Nhóm 2: Dịch vụ Cộng tác và Đám mây (Collaboration & Cloud Services)

Đây là nhóm ứng dụng tạo ra sự khác biệt lớn nhất, hỗ trợ làm việc nhóm và lưu trữ dữ liệu tập trung:

2.1. Microsoft Teams (Trung tâm Cộng tác)

Teams là một trong những ứng dụng quan trọng nhất trong Microsoft 365, hoạt động như một trung tâm làm việc thống nhất.

Vai trò: Thay thế cho email trong giao tiếp nội bộ, Teams kết hợp trò chuyện, họp trực tuyến, gọi điện, và chia sẻ tệp tin.
Lợi ích: Giúp các phòng ban, dự án trao đổi thông tin nhanh chóng, giảm thiểu sự phân tán thông tin.

2.2. OneDrive (Lưu trữ Cá nhân trên Đám mây)

Vai trò: Cung cấp không gian lưu trữ và đồng bộ hóa tệp tin cá nhân hoặc nhóm nhỏ trên đám mây.
Lợi ích: Đảm bảo bạn có thể truy cập các tài liệu quan trọng của mình từ bất kỳ thiết bị nào và sao lưu dữ liệu an toàn.

2.3. SharePoint Online (Nền tảng Quản lý Tài liệu Doanh nghiệp)

Vai trò: SharePoint Online là nền tảng cốt lõi cho Quản lý Tài liệu Tập trung (DMS), xây dựng các trang mạng nội bộ (Intranet) và là nơi lưu trữ dữ liệu chung của toàn doanh nghiệp.
Lợi ích: Cung cấp cấu trúc quản lý tài liệu có hệ thống, kiểm soát quyền truy cập chặt chẽ và khả năng tìm kiếm nâng cao. (Đây chính là nền tảng mà SP365 sử dụng để xây dựng giải pháp quản trị doanh nghiệp).

2.4. Exchange Online (Dịch vụ Email Cấp Doanh nghiệp)

Vai trò: Dịch vụ đám mây cung cấp email, lịch và danh bạ với dung lượng lớn và bảo mật cao. Đây là nền tảng hoạt động của Outlook.

Nhóm 3: Ứng dụng Hỗ trợ Quản trị và Tự động hóa (Automation & Admin)

Đây là nhóm ứng dụng giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất và quản lý quy trình phức tạp:

3.1. Power Platform (Tự động hóa & Phân tích)

Bộ công cụ này bao gồm:

Power BI: Công cụ phân tích và trực quan hóa dữ liệu hàng đầu. Giúp chuyển đổi dữ liệu thô thành các báo cáo (Dashboard) trực quan, hỗ trợ CEO và quản lý ra quyết định.
Power Automate (Flow): Ứng dụng tạo ra các luồng công việc tự động hóa. Ví dụ: Tự động gửi thông báo khi có email quan trọng, tự động phê duyệt đơn từ.
Power Apps: Cho phép người dùng tạo ra các ứng dụng di động/web tùy chỉnh cho doanh nghiệp mà không cần kiến thức lập trình phức tạp (Low-code/No-code).
Power Virtual Agents: Xây dựng Chatbot đơn giản để hỗ trợ người dùng.

3.2. Planner và To Do (Quản lý Công việc)

Planner: Công cụ quản lý dự án đơn giản, tập trung vào công việc nhóm và phân công nhiệm vụ trong môi trường Teams.
To Do: Ứng dụng quản lý danh sách công việc cá nhân.

3.3. Intune & Microsoft Defender (Bảo mật và Tuân thủ)

Intune: Quản lý và bảo vệ thiết bị (máy tính, di động) của nhân viên, đảm bảo tuân thủ chính sách bảo mật của công ty.
Defender: Cung cấp các công cụ chống phần mềm độc hại, bảo vệ email và điểm cuối (endpoint security).

3. THÁCH THỨC KHI SỬ DỤNG RIÊNG LẺ CÁC ỨNG DỤNG MICROSOFT 365

Bạn có thể thấy, Microsoft 365 có những ứng dụng nào là một câu hỏi rộng, nhưng việc sử dụng tất cả chúng một cách rời rạc lại tạo ra những vấn đề lớn cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs):

Dữ liệu phân tán: Thông tin công việc rải rác giữa Teams (chat), Outlook (email), SharePoint (tài liệu) và Planner (công việc).
- Nỗi đau của Trưởng phòng IT: Tốn kém thời gian và chi phí để tích hợp, quản lý và đảm bảo bảo mật cho các phần mềm rời rạc.
Quy trình thiếu đồng bộ: Các quy trình phê duyệt (như đề xuất mua hàng, nghỉ phép) vẫn cần phải “nhảy cóc” giữa các ứng dụng, thiếu sự tự động hóa và dễ bị gián đoạn.
- Nỗi đau của Trưởng bộ phận: Khó theo dõi tiến độ công việc, dễ bị trễ nải và khó đánh giá hiệu suất nhân viên khách quan.
Thiếu tầm nhìn tổng quan: CEO khó có được một cái nhìn “All-in-one” (tất cả trong một) về hoạt động kinh doanh để ra quyết định chiến lược.
- Nỗi đau của CEO: Lo lắng về hiệu quả đầu tư công nghệ và sự cạnh tranh.

Đây chính là lúc doanh nghiệp bạn cần một Nền tảng Quản trị Doanh nghiệp được xây dựng để kết nối và tối ưu hóa toàn bộ hệ sinh thái Microsoft 365.

4. TỪ MICROSOFT 365 ĐẾN SP365: BƯỚC NÂNG CẤP HOÀN HẢO

SP365 hiểu rằng, Microsoft 365 là một bộ công cụ mạnh mẽ, nhưng doanh nghiệp cần một Khung quản trị (Framework) để liên kết các ứng dụng này thành một Không gian làm việc số (Digital Workplace) hoàn chỉnh.

SP365 là giải pháp Chuyển đổi số toàn diện, được phát triển trực tiếp trên nền tảng Microsoft 365 (Sử dụng SharePoint Online làm cốt lõi dữ liệu).

SP365 giúp bạn giải quyết những thách thức trên bằng cách:

Tính năng cốt lõi của SP365	Lợi ích nâng cấp cho MS365
Tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA)	Biến các luồng công việc thủ công (qua Outlook) thành quy trình phê duyệt tự động trên Teams và SharePoint.
Quản lý Tài liệu Tập trung (DMS) nâng cao	Tích hợp tính năng tìm kiếm theo Metadata (thuộc tính mô tả) trên SharePoint, giúp tìm kiếm tài liệu chính xác hơn gấp nhiều lần.
Quản lý Công việc & Dự án chi tiết	Cung cấp dashboard tổng quan, giúp Trưởng phòng dễ dàng giao việc, theo dõi tiến độ và đánh giá nhân viên khách quan hơn Planner.
Tích hợp sâu với Power BI và S.Sign	Cung cấp các gói nâng cao (SP WORK-ADVANCE) để kết nối Báo cáo Quản trị (Power BI) và ký điện tử (S.Sign), hoàn thiện chu trình vận hành.

Lợi ích cốt lõi khi nâng cấp với SP365:

Tận dụng tối đa MS365: Bạn không cần phải học lại từ đầu; SP365 hoạt động trên nền tảng quen thuộc, giảm thiểu chi phí đào tạo.
Hiệu quả chi phí (Cost-effective): SP365 cung cấp giải pháp với chi phí linh hoạt, phù hợp với dòng tiền của SMEs, tránh việc phải đầu tư vào các hệ thống ERP tốn kém.
Bảo mật tuyệt đối: Dữ liệu vẫn nằm an toàn trên hệ thống đám mây bảo mật của Microsoft, do đó IT Manager hoàn toàn an tâm.

Tham khảo: Tính năng cốt lõi của SP365: Giải pháp toàn diện cho không gian làm việc số SME

5. CÁC GÓI ỨNG DỤNG CỦA SP365 ĐƯỢC XÂY DỰNG TRÊN NỀN TẢNG MICROSOFT 365

Để đáp ứng nhu cầu đa dạng, SP365 cung cấp các gói giải pháp khác nhau, được thiết kế để mở rộng tính năng của Microsoft 365:

SP WORK – BASIC: Tập trung tối ưu hóa các tính năng cốt lõi: Quản trị quy trình tự động (RPA), Quản lý công việc/dự án, Quản lý tài liệu DMS và Báo cáo.
SP WORK – STANDARD: Bao gồm mọi tính năng của gói Basic, đồng thời bổ sung các công cụ nâng cao như Quản lý Tài nguyên Nội bộ (phòng họp, thiết bị) và Quản lý Văn bản & Trình ký.
SP WORK – ADVANCE: Gói cao cấp nhất, tích hợp sâu hơn với hệ sinh thái mở rộng như S.Sign (Chữ ký điện tử), kết nối với các hệ thống ERP, HRM, và cung cấp khả năng phân tích dữ liệu chuyên sâu qua Power BI.

TỔNG KẾT

Microsoft 365 có những ứng dụng nào? Nó là một kho tàng công cụ sẵn sàng cho việc chuyển đổi số. Tuy nhiên, sức mạnh thực sự nằm ở cách bạn liên kết và tự động hóa chúng thành một hệ thống quản trị thống nhất.

SP365 được ra đời để trở thành Khung quản trị đó – nơi mọi ứng dụng MS365 được kết nối liền mạch, giúp SMEs đạt được hiệu suất cao, tối ưu chi phí và gia tăng bảo mật.

Là Đối tác ISV của Microsoft, SP365 cam kết mang lại giải pháp công nghệ đã được Microsoft xác nhận về chất lượng và sự tích hợp.

Bạn muốn hệ sinh thái Microsoft 365 của mình hoạt động đồng bộ và hiệu quả hơn? Hãy tìm hiểu cách SP365 biến các công cụ sẵn có thành một nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện.

SPSVN – Dẫn đầu giải pháp tự động hóa quy trình trên hệ sinh thái Microsoft 365