Trang bị kiến thức cơ bản hướng dẫn cách sử dụng SharePoint cho doanh nghiệp mới triển khai lần đầu.
SharePoint là gì?
Là một dịch vụ dùng lưu trữ trực tuyến các loại chứng từ, tài liệu & văn bản quan trọng của tổ chức. Ví dụ, các văn bản thông báo nội bộ, các hồ sơ nhân sự của phòng hành chính – nhân sự. Hoặc các loại chứng từ như hóa đơn điện tử, biên bản bàn giao, hợp đồng kinh doanh v.v.
Vì là một dịch vụ online, nên SharePoint sẽ giống dạng trang website. Trang website này chỉ dành cho người dùng nội bộ / nhân viên công ty. Try cập hoặc lướt nội dung các bài đăng – post hoặc bản tin news các sự kiện mới nhất.
Bên cạnh đó, SharePoint còn có thư viện Library chứa tài liệu Document. Mọi người có thể tìm thấy các biểu mẫu chuẩn – Form, các quy định chung, đến các báo cáo từng phòng ban. Người dùng hoặc nhân viên sẽ là thành viên của từng trang / phòng ban của mình. Được phân quyền sử dụng tài nguyên trên SharePoint một cách cụ thể.
SharePoint Workflow giúp tạo ra các quy trình đơn giản phục vụ cho doanh nghiệp. Ví dụ các quy trình xét duyệt, trình ký, đăng ký xe công tác, xin nghỉ phép v.v.
Cuối cùng, mỗi người có thể truy cập SharePoint với tất cả thiết bị mình có không phân biệt nền tảng. Từ PC đến Mac, iOS, Android có thể dễ dàng truy cập SharePoint.
Các bước hướng dẫn sử dụng SharePoint cơ bản cho Doanh Nghiệp
Trang/Site được tạo trên SharePoint cũng giống một trang website vậy. Nếu người nhân viên không biết tên trang thì khó có thể truy cập để xem được. Theo bài viết các giới hạn của SharePoint, thì mỗi tổ chức có thể có lên đến 2,000,000 trang trong mỗi tổ chức. Vì vậy cần phải biết cách để tìm, theo dõi và lưu trang cần sử dụng.
SharePoint giúp sắp xếp hiển thị các trang theo 3 dạng chính:
- News Tin nổi bật
- Recent các trang vừa xem gần đây
- Suggested trang được đề xuất có nội dung phù hợp với từ khóa nhập trong khung tìm kiếm.
Từ đó giúp bạn đưa ra hành động lưu hoặc theo dõi hoặc ghi nhờ các trang để sử dụng sau này.
Người dùng SharePoint hoặc người nhân viên, sẽ cần biết cách tạo mới, tải hoặc chia sẻ các dữ liệu của mình.
Đây là tính năng giúp người dùng SharePoint cập nhật dữ liệu ngay trên thiết bị. Tiện ích giống như OneDrive giúp không cần truy cập vào SharePoint online.
Bạn sẽ nhận được một biểu tượng SharePoint ngay trên thiết bị của mình.
Ngoài ra, tham khảo thêm bộ training đầy đủ các hướng dẫn sử dụng SharePoint. Luôn luôn cập nhật kịp thời tính năng khi SharePoint phát hành phiên bản mới.
