Chiến lược triển khai SharePoint thành công ( Kiến trúc sư trưởng, Chuyên gia giải pháp năng suất, SPSVN)

Theo báo cáo của AIIM , 40% các tổ chức cho rằng việc triển khai SharePoint của họ không thành công. Lý do là các công ty vội vàng bắt tay vào chu trình triển khai SharePoint toàn diện mà không hiểu rõ các yêu cầu về kinh doanh và cơ sở hạ tầng của họ phù hợp với khả năng của nền tảng như thế nào và cách tận dụng các chức năng của SharePoint. Kết quả là, việc triển khai thất bại và một giải pháp được thiết kế để tối ưu hóa công việc lại trở thành trở ngại và không mang lại lợi tức đầu tư (ROI) như mong đợi. Người dùng không thấy được lợi ích khi sử dụng nó, điều này ảnh hưởng đến sự chấp nhận và áp dụng, dẫn đến giảm năng suất.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ chỉ ra cách tránh thất bại và làm cho việc triển khai SharePoint thành công.

 

Các yếu tố cần thiết để triển khai SharePoint thành công

Nhìn chung, các vấn đề kỹ thuật hiếm khi làm gián đoạn một dự án SharePoint so với các vấn đề về tổ chức. Để triển khai SharePoint thành công, cần có một chiến lược mạnh mẽ phù hợp với mục tiêu kinh doanh và hoạt động của công ty, đảm bảo sự chấp nhận và áp dụng giải pháp SharePoint của người dùng. Chiến lược này cần được thiết kế dựa trên sự hiểu biết đầy đủ về các kịch bản kinh doanh mà giải pháp SharePoint sẽ hỗ trợ và tầm quan trọng của chúng đối với tổ chức.

Để triển khai thành công, các bên liên quan về kinh doanh và CNTT cần phân tích kỹ lưỡng các mục tiêu kinh doanh, từ đó xác định thiết kế và chức năng của dự án SharePoint sắp tới.

Dưới đây là các yếu tố thành công của việc triển khai SharePoint dựa trên nhiều dự án mà nhóm SharePoint của chúng tôi đã hoàn thành .

Một kế hoạch được thiết kế tốt

Việc triển khai SharePoint thành công đòi hỏi kế hoạch cẩn thận. Thông thường, kế hoạch dự án triển khai bao gồm các giai đoạn sau:

• Khám phá và phân tích. Nhóm SharePoint nghiên cứu các yêu cầu của công ty, bao gồm cả việc tùy chỉnh và tích hợp với các công cụ của bên thứ ba. Sau đó, nhóm sẽ phân tích các quy trình kinh doanh của công ty (như quản lý tài liệu) và lựa chọn các chức năng SharePoint phù hợp để tối ưu hóa chúng.
• Thiết kế. Giai đoạn này bao gồm việc tạo ra một giải pháp phù hợp với nhu cầu của công ty, ví dụ: xây dựng một kiến ​​trúc thông tin giúp kết nối nội dung của công ty với các trang SharePoint nhất định.
• Triển khai. Ở giai đoạn này, nhóm SharePoint sẽ triển khai giải pháp SharePoint vào môi trường kỹ thuật số của công ty. Quy trình phụ thuộc vào bản chất của giải pháp SharePoint: tại chỗ hay trên đám mây. Việc di chuyển từ các phiên bản SharePoint cũ hơn hoặc phần mềm của bên thứ ba cũng có thể được thực hiện ở giai đoạn này, trước đó là quá trình ánh xạ dữ liệu để đảm bảo quá trình di chuyển dữ liệu diễn ra liền mạch.
• Cấu hình và tùy chỉnh. Đây là giai đoạn cấu hình SharePoint dựa trên yêu cầu của công ty. Nhóm SharePoint tạo các trang web và thư viện, thêm người dùng, xác định nhóm bảo mật, thiết lập siêu dữ liệu và chế độ xem, xây dựng điều hướng, v.v. Quá trình này được đơn giản hóa rất nhiều nhờ các mẫu trang web tích hợp sẵn của SharePoint và nhiều thành phần web có sẵn. Nếu chức năng có sẵn không đáp ứng nhu cầu kinh doanh của công ty, các tính năng tùy chỉnh có thể được thêm vào giải pháp, ví dụ như quy trình phê duyệt phi tuyến tính.
• Kiểm thử chấp nhận người dùng. Giai đoạn này bao gồm việc kiểm thử giải pháp SharePoint bởi một nhóm người dùng được chọn. Nhóm SharePoint sẽ thực hiện các thay đổi dựa trên phản hồi của nhóm, sau đó họ sẽ cung cấp giải pháp cho tất cả người dùng.
• Đào tạo. Khi một giải pháp được triển khai thành công, người dùng cuối cần được đào tạo về cách sử dụng nó cho các hoạt động hàng ngày của họ, ví dụ như thông qua đào tạo trực tiếp do giảng viên hướng dẫn hoặc video hướng dẫn. Tuy nhiên, không phải tất cả người dùng cuối đều cần đào tạo mà chỉ những người sở hữu nội dung hoặc quản trị viên trang web mới cần.
• Hỗ trợ và phát triển. Ở giai đoạn này, nhóm CNTT sẽ khắc phục các sự cố phát sinh, nâng cấp, cải thiện giao diện người dùng (UI) và trải nghiệm người dùng (UX), v.v. Việc tùy chỉnh và tích hợp cũng có thể được thực hiện nếu cần.

Khung thời gian được xác định rõ ràng

Một dự án triển khai SharePoint hiệu quả cần được lên kế hoạch cẩn thận. Một công ty không chỉ nên tính đến thời hạn của toàn bộ dự án mà còn cả khung thời gian cho từng bước hoặc từng mốc quan trọng. Một dự án SharePoint điển hình mất khoảng 3-6 tháng và có các khung thời gian sau: khảo sát và phân tích – 2-4 tuần; thiết kế, triển khai và cấu hình – 4-6 tuần, thử nghiệm – 4-5 tuần, đào tạo – 1 tuần, hỗ trợ – 4 tuần.

Hãy chú ý đến các chi tiết triển khai cụ thể.

Quy trình triển khai SharePoint tại chỗ sẽ khác với quy trình triển khai trên nền tảng đám mây (SharePoint Online). Dưới đây là những đặc điểm chính khác biệt của hai mô hình triển khai:

SharePoint tại chỗ

• Phần cứng. Việc triển khai yêu cầu một farm máy chủ, một nhóm máy chủ lưu trữ SharePoint. Số lượng máy chủ phụ thuộc vào số lượng người dùng, lượng nội dung, v.v.
• Bảo trì. Để duy trì tính khả thi, giải pháp đã triển khai cần được bảo trì thường xuyên. Việc này có thể được thực hiện bởi đội ngũ CNTT nội bộ hoặc bên ngoài.
• Khả năng tùy chỉnh . Có rất nhiều khả năng tùy chỉnh cho phép điều chỉnh giải pháp phù hợp với nhu cầu của công ty.

SharePoint Online

• Khởi động nhanh. Không cần máy chủ hay phần cứng để triển khai. Công ty chỉ cần đăng ký SharePoint Online hoặc Office 365. Tuy nhiên, phần cứng là cần thiết cho quá trình di chuyển đúng cách, ví dụ như sang SharePoint Online.
• Khả năng truy cập. Giải pháp dựa trên SharePoint Online được triển khai trong các trung tâm dữ liệu của Microsoft, giúp nhân viên của công ty có thể truy cập trên tất cả các thiết bị di động trên toàn thế giới.
• Đang cập nhật . Theo nguyên tắc ưu tiên điện toán đám mây của Microsoft, SharePoint Online luôn là hệ thống đầu tiên nhận được các bản cập nhật.

Ngoài ra còn có tùy chọn triển khai thứ ba – lai – cho phép kết hợp triển khai SharePoint tại chỗ và trên đám mây. Tùy chọn này phù hợp với các công ty lưu trữ tài liệu chung trên đám mây nhưng bị ràng buộc bởi các quy định tuân thủ, chẳng hạn như SOX, GLBA, HIPAA, phải lưu trữ tài liệu nhạy cảm tại chỗ.

Các yếu tố làm tăng lợi tức đầu tư (ROI) của việc triển khai SharePoint

Việc triển khai SharePoint thành công đòi hỏi chi phí đáng kể về thời gian và nguồn lực tài chính. Không có gì ngạc nhiên khi một số doanh nghiệp không hài lòng với lợi tức đầu tư (ROI) từ các giải pháp SharePoint, điều này áp dụng cho cả việc triển khai nền tảng tại chỗ và trên đám mây. Tuy nhiên, điều này không nên làm các công ty nản lòng vì có nhiều cách để tăng ROI sau khi triển khai:

• Tận dụng tối đa khả năng của nền tảng. SharePoint không phải là một ứng dụng đơn lẻ mà là một nền tảng cung cấp nhiều cơ hội: nó có thể là một mạng nội bộ, một hệ thống quản lý tài liệu, một trung tâm hợp tác, một cơ sở tri thức, một nền tảng viết blog, v.v. Bằng cách tận dụng các chức năng của SharePoint như quản lý nội dung, quản lý dự án và phân tích kinh doanh, các tổ chức có thể giảm số lượng ứng dụng tùy chỉnh và ứng dụng của bên thứ ba, từ đó tiết kiệm chi phí phát triển và bảo trì.
• Thiết lập quản trị rõ ràng. Duy trì môi trường SharePoint ở trạng thái tối ưu đòi hỏi các chuyên gia CNTT lành nghề và các quy tắc quản trị rõ ràng. Do đó, các tổ chức nên có một trung tâm điều khiển SharePoint tập trung với các chuyên gia có chuyên môn trong nhiều lĩnh vực, từ phần cứng và cơ sở hạ tầng đến quản lý nội dung. Một nhóm như vậy sẽ giúp công ty tối đa hóa việc sử dụng giải pháp SharePoint và đáp ứng hiệu quả các nhu cầu kinh doanh.
• Loại bỏ các trang web không còn sử dụng và tài liệu trùng lặp. Sau khi triển khai giải pháp, nhóm SharePoint luôn cần duy trì sự ngăn nắp cho các trang web và tài liệu của mình. Việc giữ lại các trang web và nội dung ít được sử dụng hoặc không được sử dụng, cũng như các tài liệu trùng lặp, là lãng phí không gian và hiệu quả của giải pháp SharePoint, đồng thời lãng phí thời gian của nhóm CNTT hỗ trợ nó. Vì vậy, các trang web và nội dung không được sử dụng cần được loại bỏ kịp thời.

• Triển khai chính sách tuân thủ. Để đáp ứng nhu cầu của các ngành công nghiệp được quản lý chặt chẽ, trung tâm điều khiển tập trung có thể thực thi chính sách tuân thủ và các thực tiễn tốt nhất nhằm đảm bảo hệ thống được quản lý hiệu quả và vận hành theo đúng quy định. Nhóm này đảm bảo rằng các tài liệu chỉ được truy cập và tải xuống bởi những người được ủy quyền và đảm bảo tuân thủ tất cả các yêu cầu cụ thể của ngành về bảo mật và kiểm toán.

Các yếu tố thúc đẩy sự chấp nhận của người dùng

Một giải pháp SharePoint thành công cần có chiến lược thu hút người dùng được lên kế hoạch kỹ lưỡng, vì tỷ lệ người dùng chấp nhận cao là dấu hiệu của một giải pháp lành mạnh, mang lại giá trị cho người dùng. Các kỹ thuật đảm bảo tỷ lệ người dùng chấp nhận SharePoint bao gồm:

• Triển khai từng bước . Việc triển khai giải pháp SharePoint theo từng giai đoạn sẽ có lợi cho việc người dùng dễ dàng tiếp nhận. Có thể chọn một nhóm người dùng thí điểm để trải nghiệm giải pháp và đưa ra phản hồi. Bắt đầu với các chức năng cơ bản sẽ giúp nhóm thí điểm dễ dàng làm quen với SharePoint, từ đó khuyến khích họ hợp tác với nhóm CNTT để cải thiện giải pháp.
• Cải thiện trải nghiệm người dùng (UX) và giao diện người dùng (UI). Giá trị của các giải pháp SharePoint phụ thuộc vào cảm nhận của người dùng, vì vậy nếu khả năng sử dụng kém và thiết kế đơn giản, chúng sẽ không mang lại giá trị cho người dùng. Ngược lại, nếu một giải pháp dễ sử dụng và hữu ích cho công ty, nó sẽ được sử dụng tích cực. Để làm cho các giải pháp SharePoint hiệu quả hơn, các công ty nên chú trọng đến việc tạo ra giao diện hấp dẫn, dễ điều hướng trực quan và mang lại trải nghiệm người dùng tốt. Ví dụ, Web Part Promoted Links có thể giúp các trang SharePoint thân thiện hơn với người dùng.
• Đào tạo toàn diện. Nhiều công ty chủ yếu sử dụng SharePoint như một nơi chia sẻ tệp và không tận dụng hết các tính năng phong phú của nền tảng này, ví dụ, họ không sử dụng siêu dữ liệu để tổ chức nội dung tốt hơn. Các tính năng như cá nhân hóa nội dung, quy trình làm việc và dịch vụ báo cáo có thể giúp người dùng dễ dàng thực hiện các nhiệm vụ thường ngày và tăng năng suất cũng ít được sử dụng. Vì vậy, các công ty nên tổ chức đào tạo toàn diện để hướng dẫn người dùng về khả năng của SharePoint và cách tận dụng chúng. Vì người dùng không thể nhớ mọi thứ cùng một lúc, tốt hơn hết là cho phép họ ôn lại kiến ​​thức thông qua các câu hỏi thường gặp, hướng dẫn đào tạo và video.
• Tính năng đơn giản. Sự đơn giản là chìa khóa để người dùng dễ dàng chấp nhận. Tốt hơn hết là nên sử dụng các chức năng có sẵn nếu chúng đủ để đáp ứng nhu cầu kinh doanh hiện tại. Thậm chí một số tính năng mặc định cũng có thể không cần thiết. Ví dụ, chức năng cơ bản của SharePoint cung cấp nhiều liên kết đến các thành phần web, vì vậy tốt hơn hết là nên tinh giản thanh điều hướng, chỉ giữ lại những liên kết thực sự được sử dụng.
• Sự tham gia. Một trong những cách để nâng cao tỷ lệ sử dụng là tăng cường sự tham gia và động lực của người dùng khi sử dụng giải pháp SharePoint. Ví dụ, nội dung của mạng nội bộ cần phải có giá trị đối với người dùng và bao gồm bảng điều khiển KPI, cộng đồng, thư viện phương tiện và tin tức. Ngoài ra, các tính năng trò chơi hóa có thể giúp khuyến khích việc sử dụng tích cực các giải pháp SharePoint. Do đó, một người có thể được trao huy hiệu khi để lại bình luận, chỉnh sửa nội dung, v.v. Hơn nữa, để tăng cường sự tham gia, người quản lý có thể đưa ra ví dụ và sử dụng các công cụ mạng nội bộ khác nhau khi giao nhiệm vụ cho cấp dưới, tạo thông báo, chia sẻ tài liệu.
• Giám sát thường xuyên. Cần phân tích việc sử dụng và mức độ áp dụng SharePoint, ví dụ như tính năng nào được sử dụng và tính năng nào không. Có thể tạo các khảo sát để người dùng đưa ra phản hồi về các vấn đề về khả năng sử dụng, chức năng mới.

các yếu tố chi phí triển khai

Chi phí triển khai SharePoint dao động từ 20.000 USD đến 200.000 USD tùy thuộc vào loại và phạm vi giải pháp, số lượng và độ phức tạp của các tích hợp và tùy chỉnh, và nhiều yếu tố khác. Bên cạnh đó, bạn không chỉ nên tính đến chi phí phát triển mà còn cả các chi phí liên quan. Chúng bao gồm:

• Giấy phép. Microsoft cung cấp nhiều tùy chọn cấp phép cho SharePoint và Office 365. Các gói đăng ký phụ thuộc vào dung lượng lưu trữ và số lượng ứng dụng được sử dụng, bắt đầu từ 5,00 đô la/người dùng/tháng cho SharePoint. Ngoài ra, cần có giấy phép cho Microsoft SQL Server và Microsoft Windows Server vì chúng không tương thích với SharePoint.
• Công cụ bảo mật. Để đảm bảo an ninh cho giải pháp SharePoint, Microsoft cung cấp một loạt các sản phẩm bảo vệ khỏi phần mềm độc hại và sao lưu dữ liệu. Tất nhiên, các giải pháp của bên thứ ba cũng có thể được áp dụng để bảo vệ SharePoint khỏi phần mềm độc hại và mất dữ liệu.
• Phần cứng và cơ sở hạ tầng. Việc triển khai SharePoint tại chỗ yêu cầu máy chủ (Microsoft SQL Server, máy chủ web giao diện người dùng SharePoint và máy chủ ứng dụng SharePoint), dung lượng lưu trữ đĩa, phần cứng mạng, v.v.
• Nhân viên CNTT. Chi phí cho các chuyên gia CNTT phụ thuộc vào độ phức tạp của việc cấu hình và phát triển giải pháp SharePoint. Ví dụ, nếu người dùng chỉ sử dụng các chức năng cơ bản của SharePoint, chi phí bảo trì và hỗ trợ CNTT sẽ thấp hơn so với việc sử dụng SharePoint làm nền tảng phát triển ứng dụng kinh doanh, khi đó cần đến chuyên môn của nhiều chuyên gia khác nhau, chẳng hạn như nhà phân tích kinh doanh và nhân viên hỗ trợ CNTT.
• Phần mềm của bên thứ ba . Đôi khi, SharePoint không thể tự xử lý các tác vụ và cần tích hợp với các công cụ của bên thứ ba, điều này làm phát sinh thêm chi phí. Ví dụ, hệ thống quản lý tài liệu SharePoint không cho phép chuyển đổi tài liệu giấy thành tệp PDF có thể tìm kiếm được, và hệ thống cần tích hợp với các công cụ nhận dạng ký tự quang học (OCR) của bên thứ ba.

Vậy làm thế nào để triển khai thành công?

Trước hết, việc triển khai SharePoint hiệu quả đòi hỏi phải phân tích kỹ lưỡng và toàn diện nhu cầu kinh doanh của công ty, đồng thời đối chiếu chúng với chức năng của nền tảng. Điều này cũng giúp công ty quyết định phương án triển khai phù hợp nhất: tại chỗ, trên đám mây hoặc kết hợp. Sau đó, cần có một kế hoạch triển khai chính xác với thời gian biểu và phạm vi công việc được xác định rõ ràng cho từng giai đoạn. Ngoài ra, cần chú trọng đến việc làm cho giải pháp SharePoint trở nên hấp dẫn và thuận tiện khi sử dụng, vì tỷ lệ người dùng chấp nhận cao là một trong những chỉ số chính của việc triển khai thành công.