Việc tìm kiếm câu trả lời cho câu hỏi SharePoint Online dùng để làm gì cho thấy bạn đang tìm hiểu về nền tảng cốt lõi của Microsoft 365 để tối ưu hóa quản trị doanh nghiệp. SharePoint Online không chỉ đơn thuần là dịch vụ lưu trữ. Nó là một hệ thống quản trị nội dung và cộng tác mạnh mẽ, cung cấp cơ sở hạ tầng an toàn để các giải pháp chuyên sâu như SP365 vận hành.
Chúng tôi sẽ đi sâu vào bốn trụ cột chính của SharePoint Online, lý giải vai trò của nó đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) trong hành trình chuyển đổi số.
I. Hệ thống Quản lý Tài liệu Chuyên nghiệp (DMS) – Nền tảng tổ chức dữ liệu
Vai trò hàng đầu của SharePoint Online dùng để làm gì chính là xây dựng một Hệ thống Quản lý Tài liệu (DMS – Document Management System), giải quyết triệt để sự hỗn loạn dữ liệu và nỗi lo bảo mật của Trưởng phòng IT.
1. Cơ chế Lưu trữ và Bảo mật
Sự khác biệt của SharePoint Online so với các dịch vụ lưu trữ tệp tin thông thường nằm ở khả năng kiểm soát dữ liệu cấp cao:
- Tổ chức theo Site Collection và Libraries: Tài liệu được phân loại và lưu trữ trong các Document Libraries (Thư viện Tài liệu) thuộc các Site Collection (Bộ sưu tập Trang). Cấu trúc phân cấp này cho phép quản lý phân quyền và chính sách bảo mật riêng biệt, giúp dữ liệu được cô lập và bảo vệ theo từng phòng ban/dự án.
- Kiểm soát phiên bản (Versioning): SharePoint Online tự động theo dõi và lưu trữ các phiên bản của tài liệu. Tính năng này cho phép bạn quay lại bất kỳ phiên bản nào trước đó (thường lên đến 50.000 phiên bản), đảm bảo không bao giờ bị mất mát dữ liệu do chỉnh sửa sai.
- Phân quyền kế thừa và chi tiết: Hệ thống sử dụng mô hình bảo mật kế thừa từ Microsoft Entra ID (Azure AD), cho phép cấp quyền ở nhiều cấp độ (Site, Library, Folder, thậm chí từng File), giúp Trưởng phòng IT đảm bảo chỉ những người có vai trò và quyền hạn cụ thể mới được truy cập.
2. Tối ưu hóa Tìm kiếm với Metadata và Content Types
Đây là yếu tố làm nên sự vượt trội của DMS trên SharePoint Online:
- Sử dụng Metadata thay vì Thư mục: Thay vì phụ thuộc vào cấu trúc thư mục truyền thống, SharePoint cho phép tạo Content Types (Loại nội dung) và gắn Metadata (Siêu dữ liệu) tùy chỉnh (ví dụ: Ngày ký, Mã hợp đồng, Tình trạng phê duyệt). Điều này giúp việc tìm kiếm dựa trên ngữ cảnh và thuộc tính tài liệu trở nên chính xác và hiệu quả hơn rất nhiều.
- Tìm kiếm mạnh mẽ (SharePoint Search): Công cụ tìm kiếm trên SharePoint có khả năng lập chỉ mục (indexing) toàn bộ nội dung và metadata, cho phép người dùng tìm kiếm gần như tức thì trong kho dữ liệu khổng lồ của doanh nghiệp.
II.Nền tảng Hợp tác Nhóm và Quản trị Quy trình
Ngoài quản lý tài liệu, SharePoint Online dùng để làm gì còn là cung cấp cơ sở để xây dựng các quy trình làm việc (Workflow) và các ứng dụng nghiệp vụ tùy chỉnh.
1. Nền tảng cho Dữ liệu có cấu trúc (Lists) và Form điện tử
SharePoint Online không chỉ quản lý tệp tin (dữ liệu phi cấu trúc) mà còn quản lý dữ liệu có cấu trúc thông qua Lists (Danh sách):
- SharePoint Lists: List hoạt động như các bảng tính tùy chỉnh trong đám mây, cho phép người dùng tạo các cột dữ liệu theo nhu cầu (ví dụ: danh sách tài sản, danh sách yêu cầu nghỉ phép). Việc này số hóa các bảng Excel hoặc Form giấy, biến dữ liệu thành nguồn có thể truy vấn và tự động hóa.
- Cơ sở cho Low-Code/No-Code: Lists và Libraries là nguồn dữ liệu chính cho các công cụ tự động hóa Power Platform (như Power Apps và Power Automate).
2. Tích hợp gốc cho Tự động hóa Quy trình (BPA)
Khả năng này là cốt lõi để các giải pháp như SP365 xây dựng tính năng Tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA):
- Kích hoạt luồng làm việc: Bất kỳ thay đổi nào xảy ra trên một List hoặc Library (ví dụ: tạo mới một yêu cầu, thay đổi trạng thái tài liệu) đều có thể kích hoạt một luồng Power Automate được xây dựng sẵn.
- Nền tảng của SP365: SP365 tận dụng trực tiếp Lists và Workflows của SharePoint Online để định nghĩa các bước phê duyệt tự động, đảm bảo dữ liệu quy trình luôn được lưu trữ tập trung, an toàn và dễ dàng truy vết.
III. Cổng thông tin Intranet và Không gian làm việc chung
Đối với Trưởng phòng ban và CEO, SharePoint Online dùng để làm gì là để xây dựng một Mạng nội bộ (Intranet) hiện đại và tạo ra các Không gian làm việc số (Digital Workplace) đồng nhất.
1. Cấu trúc Intranet theo mô hình Hub Sites
SharePoint Online cho phép tổ chức Intranet theo mô hình hiện đại:
- Hub Sites (Cổng thông tin tổng): Dùng để liên kết và tổng hợp tin tức từ các trang nhỏ hơn (Site), thường dành cho việc truyền thông từ cấp lãnh đạo (CEO) xuống toàn bộ tổ chức.
- Team Sites (Trang nhóm) và Communication Sites (Trang truyền thông): Team Sites dùng cho sự hợp tác riêng tư trong nhóm dự án (kết nối với Teams). Communication Sites dùng để truyền thông rộng rãi (ví dụ: tin tức công ty, tài liệu đào tạo).
- Cộng tác trong thời gian thực: Người dùng có thể truy cập và cùng chỉnh sửa các tệp tin Word, Excel, PowerPoint trực tiếp trên trình duyệt, loại bỏ các bản nháp tệp tin lộn xộn.
2. Tích hợp sâu với Microsoft Teams
Đây là một điểm then chốt: các SharePoint Team Sites chính là nơi lưu trữ tệp tin mặc định cho các kênh trong Microsoft Teams. Sự tích hợp này đảm bảo:
- Trải nghiệm thống nhất: Nhân viên có thể trò chuyện trong Teams nhưng biết chắc tài liệu đang được lưu trữ an toàn, có quản lý phiên bản và bảo mật của SharePoint Online.
- Quản trị tập trung: Giảm gánh nặng quản lý nhiều hệ thống khác nhau cho Trưởng phòng IT
IV. Cơ sở hạ tầng Bảo mật và Tích hợp Toàn diện
Cuối cùng, SharePoint Online dùng để làm gì còn để đảm bảo doanh nghiệp của bạn hoạt động trên một nền tảng công nghệ đáng tin cậy và có khả năng mở rộng.
1. Bảo mật cấp độ doanh nghiệp
Được vận hành bởi Microsoft, SharePoint Online cung cấp:
- Tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế: Đảm bảo tuân thủ các quy định nghiêm ngặt về quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu toàn cầu.
- Bảo vệ dữ liệu khỏi rủi ro: Giảm thiểu đáng kể rủi ro về thất thoát thông tin hoặc mất dữ liệu khi nhân viên nghỉ việc, một nỗi lo lớn của Trưởng phòng IT.
2. Tích hợp liền mạch với Microsoft 365
Sức mạnh thực sự của SharePoint Online nằm ở khả năng tích hợp gốc với các ứng dụng khác trong bộ Microsoft 365:
- Outlook & Exchange: Đồng bộ lịch làm việc và email.
- OneDrive: Tệp tin cá nhân trên OneDrive có thể dễ dàng chuyển sang các Team Site của SharePoint khi cần cộng tác.
- Power BI: Dữ liệu từ các SharePoint List được sử dụng làm nguồn để tạo các báo cáo phân tích trực quan và kịp thời cho CEO.
Khả năng tích hợp này là yếu tố then chốt giúp các giải pháp như SP365 trở thành “Không gian làm việc số” toàn diện, mang lại trải nghiệm người dùng thống nhất và hiệu suất cao.
Tham khảo: Tính năng cốt lõi của SP365: Giải pháp toàn diện cho không gian làm việc số SME
V. Kết luận: SP365 tận dụng SharePoint Online như thế nào?
Qua việc phân tích SharePoint Online dùng để làm gì, có thể thấy nền tảng này là một công cụ đa năng, từ lưu trữ tài liệu đến hợp tác nhóm và tự động hóa quy trình.
SP365 ra đời để giúp SME đơn giản hóa việc tận dụng sức mạnh đó. Chúng tôi xây dựng các giải pháp Tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) và Quản lý tài liệu tập trung (DMS) trực tiếp trên nền tảng SharePoint Online sẵn có của bạn. Điều này giúp:
- Tiết kiệm chi phí: Không cần đầu tư hạ tầng mới.
- Đơn giản hóa quản lý: Trưởng phòng IT chỉ cần quản lý một nền tảng duy nhất.
- Tích hợp tối đa: Tận dụng tối đa các tính năng bảo mật và hợp tác của Microsoft 365.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp chuyển đổi số toàn diện, bắt đầu từ việc tối ưu hóa khả năng của SharePoint Online, SP365 chính là đối tác giúp bạn biến nền tảng này thành Nền tảng Quản trị Doanh nghiệp thực thụ.
- Fanpage: https://www.facebook.com/SP365.vn/
- Trụ sở chính: Số 56 Khu Galaxy 3 Vạn Phúc, số 69 đường Tố Hữu, Hà Đông
- Chi nhánh HCM: lầu 4 , 214 Cộng Hòa, P. Bảy Hiền, TP. HCM
- Hotline: 0978.563.386
